Ya sea que se esfuerce por administrar las finanzas de su negocio, debe saber a dónde va su dinero. Como resultado, tener un escáner de recibos es lo mejor que se puede elegir.
Los recibos de cualquier mercancía o producto que adquiera en las tiendas son propensos a extraviarse, ya sea en un océano de documentos o en un revoltijo de papeles. Por otro lado, es más probable que los documentos físicos se dañen o destruyan.
Cambiar sus recibos y papeles impresos a archivos digitales podría resolver estos problemas, y un escáner de recibos es una herramienta ideal para la tarea. Algunos escáneres de recibos ofrecen servicios de Internet que le permiten organizar y recuperar sus recibos desde cualquier lugar.
Este artículo discutirá lo que necesita saber sobre los escáneres de recibos. Entonces, sin más preámbulos, comencemos.
Tabla de contenido
¿Qué son las aplicaciones de escáner de recibos?
Las aplicaciones de escáner de recibos le permiten tomar fotografías de sus recibos físicos y convertirlos en copias digitales que puede obtener fácilmente del almacenamiento compartido en la nube. Antes de continuar, aprendamos qué hace un escáner de recibos.
Una aplicación de escáner de recibos es una aplicación de teléfono inteligente que permite a su personal capturar recibos usando sus teléfonos celulares. Para ahorrar papeleo, las empresas han comenzado a usar escáneres de recibos para los costos comerciales junto con el software OCR (reconocimiento óptico de caracteres).
¿Su empresa necesita un software de escaneo de recibos?
Debe examinar el valor de los recibos de lectura para su empresa. La forma más obvia de decidir si su empresa debe tener una aplicación de escáner de recibos es observar la frecuencia y la complejidad del sistema de reembolso de su organización.
Examine los datos anteriores sobre los gastos comerciales y el compromiso de los empleados. Pregunte a sus empleados si creen que les ayudará.
Lo más importante es hablar con el personal de finanzas, ya que ellos son los que se ocupan de los reembolsos y los problemas relacionados con los gastos a diario. La aplicación de escáner de recibos puede beneficiar a todo el personal corporativo al reducir la cantidad de documentación manual necesaria en la gestión de datos de costos y reembolsos.
Ventajas de usar una aplicación de escaneo de recibos
La vieja técnica de pagar el reembolso requiere tiempo tanto para los empleados como para el personal financiero. El procedimiento también es vulnerable a varios errores garrafales. Será un desafío para los empleados obtener el reembolso de sus gastos si pierden sus recibos.
Aquí es donde el uso de una aplicación de escaneo de recibos puede ayudarlo. Permite a su personal enviar sus recibos rápidamente en formato digital. Los algoritmos de reconocimiento óptico de caracteres en la aplicación eliminan los errores humanos que pueden ocurrir al ingresar directamente los datos de los recibos.
Un escáner de recibos para su negocio también puede ayudar a su departamento de finanzas. Con los recibos digitales, no tendrán que acosar a los empleados para que presenten reclamos de recibos.
Los escáneres de recibos están disponibles en varias configuraciones, desde físicas (escáneres de computadora y móviles) hasta digitales (por ejemplo, aplicaciones y software en línea). Sin embargo, debido a que esta herramienta es una inversión, debe conocer los aspectos esenciales que ofrecen las mejores antes de comprar una.
Aquí hay una lista de las características clave que debe buscar en un escáner de recibos. Puede que no los necesites todos, pero sigue estos consejos para elegir el mejor para ti.
Características de un escáner de recibos
Es bien sabido que cada corporación tiene requisitos únicos para el seguimiento de los recibos comerciales. Al elegir una aplicación, asegúrese de que se adapte a las necesidades de su empresa. Con muchas alternativas disponibles en el mercado hoy en día, puede ser difícil elegir.
Aquí hay un breve resumen de las cosas críticas que se deben considerar al elegir una aplicación de administración de recibos.
Adaptabilidad
Es posible que necesite un escáner de recibos portátil cuando necesite monitorear informes de gastos y recibos para trabajadores o contratistas. Esto podría tomar la forma de un escáner portátil.
El tamaño del escáner también es importante para la portabilidad. Opte por un dispositivo que sea liviano y lo suficientemente pequeño como para caber cómodamente en un maletín o bolso.
Disponibilidad en línea
Un escáner de recibos que puede estar disponible en línea, como la movilidad, es útil. Podrá vincularse con el software de contabilidad muy rápidamente, acelerando su proceso. Como resultado, podrá recuperar sus recibos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Espacio de Almacenamiento y Seguridad
Ya sea que seleccione almacenamiento en la nube físico o digital, debe considerar las limitaciones de su escáner de recibos. ¿Estaría escaneando recibos diariamente o semanalmente? ¿Lo usará solo en raras ocasiones o lo usará todo el año? Esto podría ayudarlo a determinar cuánto almacenamiento necesitará para su software de escáner de recibos o en una unidad externa.
No pase por alto la seguridad de la instalación de almacenamiento que seleccione. Querrá asegurarse de que todos los recibos y documentos estén protegidos por más de un nivel de protección.
Los recibos y documentos tradicionales pueden dañarse físicamente o destruirse, pero los registros digitales pueden terminar en las manos equivocadas si no se toman las precauciones de seguridad adecuadas.
Velocidad
Una de las tareas más desagradables que puede realizar una empresa es escanear los recibos en busca de declaraciones de gastos. Por lo general, a las personas les gusta terminar esta tarea lo antes posible, y un escáner de recibos ultrarrápido puede ayudar. Algunos escáneres pueden capturar una imagen de sus documentos en tan solo 7,5 segundos. Esto es útil para escanear muchos recibos a la vez.
Formatos de archivo
Sus recibos pueden tener un formato específico según el uso que les dé. Un contador fiscal puede exigirle que escanee o cargue todos sus recibos en formato PDF, pero su programa de gastos laborales solo acepta fotos JPEG. Verifique qué formatos de archivo acepta su escáner de recibos, para que no tenga que cambiarlos después de escanearlos manualmente.
Exportabilidad
Por último, asegúrese de que su escáner cubra toda su rutina después de escanear sus recibos. ¿Los mantendrás en la nube? ¿Se los enviarás a alguien más? Su escáner de recibos debe ser capaz de transferir documentos escaneados sin esfuerzo.
Busque las mejores aplicaciones de escáner de recibos en el mercado ahora que conoce las funciones esenciales de un escáner de recibos. Aquí vamos con la lista de los mejores.
Recibos limpios
Neat Receipts es una herramienta de organización inteligente y un escáner portátil. Puede escanear recibos, tarjetas de contacto y papeleo sobre la marcha con el escáner móvil Neat Receipts, ya que el software detecta, recupera y organiza los datos pertinentes.
Características
- El escáner portátil NeatReceipts es lo suficientemente liviano y compacto como para caber en un maletín, mochila o equipaje de mano. Tampoco requiere alimentación de CA. Conéctelo a través de USB a su computadora y estará listo para comenzar.
- Su computadora puede alimentarlo a través de USB.
- Escanea ordenadamente y extrae datos de todo lo que escanea, lo que da como resultado recursos digitales.
- Con los datos de los recibos, puede crear informes de impuestos o gastos, exportar a Excel o sincronizar contactos con Outlook o la libreta de direcciones con mayor rapidez.
- Ofrece una prueba gratuita de 30 días de NeatCloud, que le permite sincronizar y hacer una copia de seguridad de los archivos de Neat y verlos desde cualquier navegador o dispositivo móvil.
Además, mientras sea suscriptor de NeatCloud, recibirá NeatCare, que brinda asistencia adicional y seguro contra daños accidentales para su NeatDesk.
diestro
Dext prepara y recopila su documentación con un 99 % de precisión, luego la procesa inmediatamente en su software de contabilidad. Te permite invertir más tiempo en actividades que producen valor.
Características
- Dext Prepare es una solución deliciosamente sencilla para organizar y digitalizar todos sus documentos.
- Envíe un recibo, una factura o un extracto bancario, y Dext recopilará la información que desea y la entregará a su sistema de contabilidad. Obtendrá las cifras precisas que necesita en lugar de tener que sentarse e ingresarlas físicamente.
Dext Prepare captura y procesa datos líderes en el mercado antes de publicarlos en su sistema de contabilidad. El horario de su equipo se libera para un trabajo más vital y usted recibe la seguridad de que está tratando con los mejores.
en caja de zapatos
Si está buscando un almacenamiento confiable para recibos de impuestos digitales, ShoeBoxed sería una aplicación ideal para escanear recibos. Le ayudará a facilitar el manejo de sus recibos.
Características
- Simplifique las tareas de contabilidad de todos los días.
- Explore funciones y herramientas creadas para pequeñas empresas, contadores y tenedores de libros.
- Puede convertir sus recibos en datos extraídos, verificados por humanos, categorizados, organizados, buscables y editables a los que puede acceder cuando y donde quiera.
Además de eso, puede crear informes de gastos completos que incluyen imágenes de sus recibos y exportar, compartir o imprimir sus datos para facilitar la preparación o el reembolso de impuestos.
Gasto Fácil
Easy Expense extrae información esencial como el proveedor, la división, los impuestos, la suma y el tipo de pago mediante un potente procesamiento de imágenes e IA.
Además, este escáner de recibos monitorea los gastos de tarjetas de crédito y cuentas bancarias sin esfuerzo. Easy Expense se integra con sus cuentas bancarias para escanear hasta 18 meses de transacciones en busca de costos y cancelaciones de impuestos.
Características
- Funciona sin conexión, por lo que es ideal para usar sobre la marcha.
- La forma más rápida de capturar, recortar y rastrear recibos
- Nunca pierda un recibo con la sincronización automática en la nube.
- Categorización automática inteligente para maximizar las deducciones
- Transacciones de revisión masiva
Usando Easy Expense, puede sincronizar entre usuarios en tiempo real a través de permisos de usuario. Puede limitar fácilmente quién puede ver información relevante.
Administración de gastos
Desde el escaneo ilimitado de recibos y el control del kilometraje hasta el reembolso al día siguiente, una herramienta de seguimiento de costos como Expense Management puede ayudarlo a administrar su sistema de contabilidad.
Características
- El seguimiento y la organización de recibos cuando viaja o trabaja de forma remota puede ser difícil y, en ocasiones, puede resultar en la pérdida de recibos.
- Puede escanear recibos sin restricciones, registrar su millaje, enviarlos por correo electrónico para su aprobación y hacer otras cosas.
Cuando se combina con la función SmartScan, sus recibos se escanean y recuperan instantáneamente, ahorrándole tiempo y energía.
Recibos inteligentes
¡Smart Receipts transforma tu teléfono en un escáner de recibos y en un generador de informes de gastos! Recopila información de recibos y le permite crear informes en PDF y CSV que puede enviar a sus cuentas de correo electrónico.
Características
- Se pueden crear informes profesionales tanto para el control de su presupuesto como para las exigencias de su trabajo utilizando informes PDF, CSV y ZIP completamente configurables.
- Smart Receipts le permite elegir entre más de 20 tipos de datos predeterminados diferentes (como fechas, precios, impuestos, categorías de recibos, comentarios, opciones de pago, etc.).
Esta característica puede ser útil para ayudarlo a crear el documento ideal, ahorrándole innumerables horas de trabajo y permitiéndole concentrarse en cosas que son más vitales para usted.
recibos
La aplicación Foreceipts es la solución de gestión de recibos ideal, con más de 500 000 propietarios de empresas, trabajadores autónomos, agencias y autónomos en todo el mundo que la utilizan.
Características
- Toma imágenes de tus recibos en papel o envíate tus recibos digitales. La aplicación Foreceipts escaneará instantáneamente los datos de sus recibos y los ingresará en su libro. También puede agregar ingresos escaneando sus facturas.
- Comparta sus informes de gastos en Excel o PDF con su contador o utilícelos para declarar sus impuestos. Cada una de las imágenes de sus recibos se almacena, por lo que está protegido en caso de una auditoría.
Han establecido categorías de gastos comerciales para los Estados Unidos y Canadá, por lo que su informe de gastos de fin de año cumplirá adecuadamente con los requisitos de declaración de impuestos. También puede cambiar las categorías según sea necesario.
muy fi
La aplicación de extracción de datos y captura de OCR más rápida y segura del mundo para recibos, recibos y facturas está aquí. Deshágase de la entrada de datos y la contabilidad; ahorrar horas cada semana. Veryfi recupera proveedores, pagos, totales, impuestos e incluso elementos de línea en segundos.
Características
- La API de OCR de Veryfi extrae, categoriza y mejora toda la información desde registros de compra de consumidores no organizados, facturas y facturas hasta elementos de línea (datos de compra a nivel de SKU) a escala, eliminando la necesidad de scripts o humanos en el ciclo.
- La API Veryfi OCR le proporciona una de las plataformas API de extracción de datos OCR (reconocimiento óptico de caracteres) e ICR (reconocimiento inteligente de caracteres) más influyentes y sofisticadas disponibles en la actualidad.
Estas características le permitirán superar a su competencia y brindar a sus usuarios los mejores servicios posibles en todo el mercado.
¿Cómo elegir la aplicación de recibos más adecuada?
Mantener los recibos debidamente organizados es una de las formas más sencillas de evitar el estrés de la temporada de impuestos. Las herramientas que hemos mencionado lo hacen accesible sin necesidad de conservar cientos de papelitos.
Tenga en cuenta sus necesidades individuales como autónomo o propietario de un negocio cada vez que acepte una. Piensa en lo siguiente:
- ¿Cuántas personas supervisa?
- ¿A cuántos clientes atiende?
- ¿Cuántas compras comerciales realiza cada mes?
- ¿Con qué frecuencia y a dónde viaja por trabajo?
Según sus circunstancias, es posible que necesite varias herramientas para personalizar su sistema de seguimiento de recibos.
Conclusión
Debe realizar un seguimiento de los gastos de su oficina organizados para no perder el derecho a recibir un reembolso por ellos. Si no lo hace, el dinero no estará disponible hasta el próximo ciclo de pago.
Por lo tanto, se pueden usar muchos tipos diferentes de software como escáneres de recibos. Cada uno facilita este proceso al ofrecer mejores características y servicios. Entonces, vamos a terminar. Vale la pena usar las principales aplicaciones de escaneo de recibos enumeradas anteriormente. Si aún no lo has hecho, ¡deberías hacerte con uno!
También puede explorar algunos de los mejores software de gestión/seguimiento de gastos para propietarios de pequeñas y medianas empresas.