El software HOA es inteligente para administrar asociaciones de propietarios, comunidades de condominios y sociedades residenciales.
Gestionar una comunidad de propietarios o una comunidad de vecinos no es tarea fácil. En la mayoría de los casos, los administradores de HOA, los propietarios y los miembros de la junta informan que las tareas se acumulan, las solicitudes de servicio permanecen pendientes y, en última instancia, toda la comunidad sufre.
Aquí viene el software de administración de HOA que digitaliza todos los datos, tareas y solicitudes de servicio de la asociación de propietarios. El operador solo necesita ejecutar algunos clics del mouse para ejecutar toda la comunidad solo desde una computadora.
Continúe leyendo para obtener información sobre el software de administración de HOA y algunos nombres populares que debe consultar.
Tabla de contenido
¿Qué es un software HOA?
El software de administración de HOA o la herramienta de asociación de propietarios es un paquete de aplicaciones dedicado a ayudar al personal de administración de HOA, administradores de propiedades o miembros de la junta de HOA. Las herramientas de HOA le permiten digitalizar toda la operación y administrar comunidades pequeñas a grandes desde una tableta o una computadora portátil.
La mayoría de las aplicaciones de asociaciones de propietarios son una herramienta de CRM todo en uno. Una herramienta estándar podría incluir lo siguiente:
- Base de datos de contratos en línea
- Creador del sitio web
- Generador de tickets de solicitud de servicio
- Administrador de solicitudes de servicio
- Envío de correo electrónico de la HOA
- Conversación en vivo a través de chat
- Via de pago
- Programación de eventos
- Financiamiento de servicios
- Notificaciones y recordatorios
Un software HOA puede enfocarse en regulaciones, operaciones o administración. Sin embargo, las herramientas de administración de HOA todo en uno se encargan de casi todos los requisitos. Por lo tanto, las herramientas todo en uno son más rentables que el software HOA con funciones individuales.
Características clave de un software HOA
Será abrumador para usted sentarse frente a la búsqueda de Google y comenzar a investigar las aplicaciones de administración de HOA. Las herramientas varían mucho con características, funcionalidades y módulos de servicio. Sin embargo, debe buscar las siguientes características antes de invertir en el software HOA:
Sistema de pago
El módulo de pago debe permitir modos de pago en línea, tarjeta de débito, tarjeta de crédito, cheque y pago basado en IVR. Además, una vez que un miembro ha pagado sus cuotas, debe haber un seguimiento, registro y reconocimiento eficientes de dichos pagos.
Base de datos de residentes
La base de datos de los miembros de la comunidad es el cerebro de cualquier aplicación de gestión de HOA. Aquí almacenará toda la información sobre el socio, residente, propietario, administrador de la propiedad, arrendatario, empleados de servicio, guardias, etc.
También debe ser fácil de operar y no necesita un experto en bases de datos MySQL para realizar consultas, editar registros, etc. Debe haber una interfaz gráfica de usuario para la base de datos con campos automáticos donde simplemente puede ingresar los datos. Además, para la recuperación de datos, debe haber una lista desplegable simple para elegir.
Portal del residente
Debe haber un portal donde los miembros de la comunidad puedan iniciar sesión en sus perfiles. Desde allí, pueden actualizar sus registros relevantes para las normas y reglamentos de la HOA.
También puede alojar contenido exclusivo para miembros en el portal. Además, puede permitir que los miembros se comuniquen entre sí por correo electrónico, chat y foros.
Seguimiento y Reporte de Finanzas
El seguimiento de la entrada y salida de dinero es crucial para cualquier comunidad HOA. La herramienta debería permitirle crear campos separados para ingresos y gastos. Además, debe haber un panel de control a vista de pájaro desde el que pueda obtener una idea en tiempo real sobre el saldo de la tesorería, el estado del inventario, etc.
Además, también necesita una herramienta de informes con un solo clic para crear informes mensuales, trimestrales y anuales y publicarlos en línea en el sitio web de HOA para mayor transparencia. Dichos informes financieros también lo ayudarán a obtener el estado de organización sin fines de lucro cuando combine la herramienta HOA con cualquier software de contabilidad sin fines de lucro.
Comunicaciones y Conversaciones
Un módulo de comunicaciones separado debe tener funciones como notificaciones automáticas, correos electrónicos, mensajes de texto, gestión de contactos e intercambio seguro de información.
Además, el módulo de comunicaciones debe registrar todas las conversaciones para futuras auditorías.
Programación y gestión de eventos
Tener funcionalidades de gestión y programación de eventos en su software HOA es bueno. Tales funciones lo ayudan a administrar eventos como fiestas, celebraciones, etc., de manera organizada.
Los beneficios del software HOA
- Las aplicaciones de gestión de HOA pueden agilizar toda la documentación, los pagos, las solicitudes de servicio, el seguimiento de los tickets de servicio, el envío de recordatorios de pago, la gestión de libros financieros, etc.
- Los administradores de propiedades pueden contratar personal a tiempo parcial como operadores de software y reducir el equipo de operaciones de HOA para ahorrar dinero.
- Puede digitalizar sin esfuerzo todos los datos y documentos en un solo lugar. Están disponibles para auditoría siempre que haya un requerimiento.
- En lugar de proteger los documentos físicos bajo llave, almacene los datos dentro de la herramienta HOA en las instalaciones o en la nube con un cifrado estricto.
- Mejora los informes financieros, incidentales y de seguridad para cualquier operación de HOA.
- El software puede revolucionar la forma en que los residentes se comunican. Por lo tanto, todos se mantienen actualizados sobre toda la comunidad.
Ahora, encuentre a continuación algunos software HOA populares y confiables para administrar sus comunidades residenciales sin esfuerzo:
Pago HOA
PayHOA le asegura funcionalidades todo en uno y una gestión 100% en línea de HOA desde cualquier lugar. El software es adecuado para todas las comunidades residenciales, como HOA pequeñas, HOA medianas, sociedades residenciales grandes y comunidades múltiples.
La herramienta de gestión de asociaciones de residentes incluye módulos separados para finanzas, gestión financiera, comunicación, documentos y solicitudes. También viene con las siguientes funcionalidades adicionales:
- Creación y alojamiento de sitios web personalizados para llevar su HOA en línea
- Lockbox para escaneo digital de cheques y enrutamiento a centros de procesamiento
- Un libro mayor electrónico que rastrea todos los cheques procesados a través de Lockbox
La herramienta está disponible para un período de prueba de 30 días sin tarjeta de crédito. Si la aplicación te parece satisfactoria, puedes suscribirte en función de las unidades que necesites gestionar. Tiene un esquema de suscripción flexible de 0 a 50 unidades, 51 a 150 unidades y hasta 301 a 500 unidades.
AGREGA UN
ADDA es otro sistema integral de gestión de sociedades residenciales que ofrece facturación, contabilidad, comunicación, soporte técnico y seguridad. Debe obtener tres trajes diferentes de ADDA para diseñar un sistema de gestión de HOA todo en uno. Estos trajes son:
- ADDA ERP
- Guardián de ADDA
- Casa club ADDA
ADDA también ofrece una aplicación móvil patentada, Apartment SuperApp, para que los administradores de propiedades, los residentes y el personal de servicio puedan acceder cómodamente a la HOA.
El ERP de ADDA es principalmente para soporte técnico, comunicación con la comunidad, contabilidad, gestión de gastos, pagos, facturación, informes administrativos, activos de HOA y gestión de inventario.
Por otro lado, ADDA Gatekeeper es para gestión de visitantes, gestión de personal de servicio, mudanzas, mudanzas, gestión de vehículos, integración de seguridad y servicios de emergencia.
ADDA Clubhouse es su mejor amigo para administrar los servicios recreativos de la comunidad, como la reserva de lugares en línea, la administración de acceso a eventos y la contabilidad de la casa club.
Rentec directo
Rentec Direct es un software de gestión de propiedades con funciones integradas para la gestión de HOA. Sus servicios fundamentales son para los administradores de propiedades, los propietarios y la selección de inquilinos. Una suscripción estándar a esta aplicación HOA le proporcionará los siguientes servicios:
- Un sitio web profesional para la comunidad de residentes o las necesidades de alquiler
- Sistema de contabilidad de servicio completo que incluye bancos, propiedades e inquilinos
- Realizar una investigación de antecedentes de los inquilinos antes de firmar acuerdos
- Portal de pago en línea para inquilinos
- Gestión de documentos inmobiliarios basada en la nube
Su sistema de suscripción ofrece dos productos. Estos son Rentec Pro y Rentec PM.
Rentec Pro es adecuado para quienes administran sus propiedades. Si es miembro de la junta de HOA, puede obtener esta herramienta y asignar un operador para administrar todas las tareas operativas y administrativas.
Por el contrario, Rentec PM es para administradores de propiedades que administran múltiples propietarios y sus activos. Incluye todas las funcionalidades de Rentec Pro y, además, proporciona la aplicación móvil Owner Portal y los servicios de gestión e informes de cuentas fiduciarias.
edifico
Buildium es una plataforma de administración de propiedades unificada que es fácil de usar. Sus características principales incluyen las siguientes:
- Operaciones de negocios
- Arrendamiento
- Contabilidad y Pagos
- Marketing
- El rendimiento del negocio
Dependiendo de las opciones que elija de arriba, las características variarán un poco. Sin embargo, en general, obtiene las siguientes funcionalidades con la suscripción Esencial adecuada para la gestión de HOA:
- Sitio web de administración de propiedades
- Solicitudes de mantenimiento
- 1099 presentación electrónica
- centro de residentes
- Pagos en línea
- Portafolio para administradores de fincas
- Evaluación de inquilinos
El software HOA no es solo para sociedades residenciales. También puede usar esta herramienta si administra carteras como viviendas para estudiantes, viviendas asequibles, propiedades comerciales y asociaciones comunitarias.
Smartwebs
Smartwebs es otro proveedor de aplicaciones de gestión HOA de tendencia que ofrece múltiples soluciones. Por lo tanto, según las necesidades de su asociación de residentes, puede elegir entre una herramienta de administración, una herramienta de contabilidad o un software todo en uno.
SmartBooks es el software de contabilidad HOA propietario de Smartwebs. Automatiza las tareas de cobro de pagos que consumen mucho tiempo al ofrecer pagos recurrentes en línea, procesamiento de cobros, recordatorios de pago, etc. También incluye un sistema de pago de proveedores.
La herramienta de gestión Smartwebs ofrece todas las funciones estándar para operaciones no financieras para HOA de cualquier tamaño. Sus funcionalidades incluyen Violaciones, Arquitectónicas, Órdenes de Trabajo, Comunicaciones y SmartPortals.
Sin embargo, si desea una aplicación todo en uno para administrar todo, puede obtener Smartwebs One Platform con la suscripción All-In-One.
Brisa Yardi
Breeze es una herramienta de gestión de HOA refrescantemente simple de Yardi Systems. Su herramienta tiene diferentes funcionalidades para distintos tipos de activos inmobiliarios. Las siguientes son las clases de activos que admite Breeze:
- Comunidades Residenciales
- Espacios Comerciales
- Vivienda asequible
- Instalaciones de autoalmacenamiento
- Asociaciones residenciales
- vivienda prefabricada
- PHA
Puede utilizar la herramienta Asociaciones residenciales para todas las operaciones y necesidades administrativas de la HOA. Sus características clave son:
- Propiedad administrativa
- Seguimiento de la comunidad
- Mantenimiento
- Contabilidad
- Cobro de tarifas
- Cuentas por pagar
- Configuración y soporte
- Complementos
El software de asociaciones residenciales solo viene con la suscripción Breeze Premier. Tiene una tasa de pago por unidad por mes con un compromiso de pago mínimo mensual.
Mensual
Si está buscando aplicaciones HOA que crezcan rápidamente en la industria, Monthli debería ser su primera opción. En primer lugar, el software HOA es completamente gratuito. Si desea ahorrar dinero de los costos operativos y administrativos de sus sociedades residenciales, puede utilizar esta herramienta.
Viene con características únicas de administración de HOA, y estas son:
- Módulo de listas para incorporar miembros de la comunidad
- Comunicaciones con herramientas de moderación y preferencias
- Sistema de gestión de documentos y entrega de correo físico
- Flujo de trabajo de emisión de tickets para solicitudes de servicio
- Notificaciones y recordatorios
- Programación y gestión de eventos
Aunque la herramienta es gratuita, proporciona servicios pagos opcionales como seguros, proveedores de reparación de terceros, etc., para ganar dinero.
control de condominios
Condo Control es otro software HOA fácil de usar que los miembros de la junta, los administradores de propiedades y los residentes pueden usar de forma independiente. Por lo tanto, las HOA ahorran mucho dinero en personal administrativo. Además, todo funciona digitalmente en Condo Control y ahorras gastos en documentos en papel.
El traje de Condo Control tiene características dedicadas para servir a varias entidades inmobiliarias como Condos & Co-ops, HOAs & Communities, Management Companies, Security Management y Facility Management.
Puede suscribirse al plan Condo Control Core para HOA de bajo perfil. Por el contrario, obtenga el plan Premium para HOA grandes y de alto perfil que necesitan seguridad, conserjería, mantenimiento de registros y comunicaciones adicionales.
AppFolio
AppFolio Property Management moderniza su HOA con sólidas soluciones proptech. Permite a los residentes gestionar su asociación sin contratar personal externo de contabilidad o gestión de la propiedad. La herramienta también es adecuada para grandes asociaciones comunitarias y agencias de administración de propiedades comerciales.
El software AppFolio HOA tiene todas las funcionalidades para que no tenga que comprar otro software para ayudar en la gestión de HOA. La herramienta puede manejar comunicaciones, tickets de servicios de reparación de viviendas, contabilidad, informes, arrendamiento, marketing y administración.
Conserje Plus
Concierge Plus hace la vida más fácil para las empresas de seguridad y los administradores de propiedades. Este software de HOA ordenado ofrece nuevas formas de hacer felices a los residentes de condominios y juntas mientras aumenta la productividad de las operaciones diarias de HOA.
La herramienta está disponible para varias clases de activos inmobiliarios como condominios, comunidades cerradas, HOA, residencias multifamiliares y empresas de administración de propiedades.
La aplicación de gestión de HOA se ha dividido en tres módulos. Estos son Administrar, Comunicar e Integrar. Aunque la herramienta muestra cientos de funciones, el precio no es público. Debe reservar una prueba o demostración para obtener un presupuesto personalizado.
Conclusión
Las razones para invertir en software HOA son innumerables. Estas herramientas le permiten conectar a los propietarios de viviendas, residentes, propietarios y administradores de propiedades de manera eficiente. Si bien el software lo ayuda a alcanzar sus objetivos de administración de comunidades residenciales, también ahorra algo de dinero.
Sin embargo, antes de comprar el software HOA, es posible que desee consultar las herramientas anteriores. Estas son algunas de las mejores opciones en el mercado y le brindan características estándar para administrar una asociación de propietarios de manera conveniente.
Los movimientos de tierra y las construcciones son dos cabezas desafiantes que las comunidades de propietarios deben manejar con frecuencia. Por lo tanto, es posible que también desee consultar estas herramientas CRM de construcción y el software de estimación de movimiento de tierras para futuros proyectos de renovación.