La gestión de proyectos necesita estrategias eficientes para cada proceso, desde la planificación e implementación del proyecto hasta su entrega final. El software de gestión de proyectos juega un papel fundamental en la organización y el manejo de diferentes aspectos de un proyecto en cada paso de su ciclo de vida.
El proceso general no es pan comido; requiere el esfuerzo de cada uno de los miembros del equipo para trabajar de manera eficiente y producir un proyecto de calidad a tiempo. Para esto, los gerentes y líderes de proyectos dedican mucho esfuerzo a coordinarlo todo.
Incluso una sola desinformación o error puede llevar a todo el equipo a sufrir las consecuencias de la calidad y los plazos de entrega, por no hablar de la imagen empresarial y la cultura de la empresa.
El uso de una herramienta de gestión de proyectos puede salvarlo de estos riesgos e ineficiencias y garantizar que complete su proyecto a tiempo con la satisfacción del cliente.
Analicemos qué son estas herramientas y cómo pueden ayudarlo.
Tabla de contenido
¿Qué es el software de gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos es una herramienta que ayuda en la planificación de proyectos, la asignación de recursos, la programación de tareas y mejora la coordinación entre los miembros del equipo. También permite a los administradores de proyectos, usuarios y partes interesadas administrar el presupuesto y los costos, la documentación, la gestión de la calidad y la administración adecuada.
Una herramienta de gestión de proyectos está diseñada especialmente para ayudar a mejorar la productividad de su equipo y garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo y con calidad. Algunas de las características comunes del software de gestión de proyectos incluyen:
- Planificación de proyectos
- Programación de tareas
- Distribuyendo recursos
- Seguimiento del progreso
- Creación de hojas de ruta
- seguimiento de errores
- presupuesto
- Garantizar la seguridad y la privacidad de los datos
- Planificación de lanzamiento
- Informes y análisis
¿Por qué necesita un software de gestión de proyectos?
Las organizaciones con numerosos proyectos y grandes equipos pueden enfrentar desafíos para lograr sus proyectos. Muchas tareas requieren su atención, como la ideación, la planificación, la implementación y la entrega. Y cada paso es crucial para entregar un proyecto de calidad y hacer felices a sus clientes para impulsar su negocio.
Hacer todo manualmente consume mucho tiempo, dinero y mano de obra. También puede correr el riesgo de no cumplir con los plazos o comprometer la calidad debido a una gestión de proyectos ineficaz.
El software de gestión de proyectos ayuda a agilizar el proceso general de completar un proyecto. Le permite optimizar cada paso para que pueda entregar proyectos a tiempo sin comprometer la calidad. Mejora el vínculo con sus clientes y genera confianza, y ayuda a mantener una imagen de marca sólida.
Estos son algunos de los beneficios de usar una herramienta de gestión de proyectos:
Agiliza el flujo de trabajo
Mediante el uso de una herramienta de gestión de proyectos, puede optimizar su flujo de trabajo durante todo el ciclo de vida del proyecto. Le evitará realizar tareas manuales y repetitivas que son molestas y requieren mucho tiempo. En cambio, la herramienta puede automatizar varios procesos.
Puede asignar tareas fácilmente, programar tareas de manera efectiva, monitorear la implementación, realizar un seguimiento del progreso, integrar otras herramientas que ya usa y aprovechar otras características para completar sus proyectos con éxito en tiempos de respuesta más cortos con una calidad de primer nivel.
Centraliza toda la información en la herramienta
Cuando el trabajo real comienza en un proyecto, existe la posibilidad de información errónea o mala gestión. Como resultado, los empleados pueden sentirse abrumados por la carga de trabajo, la cantidad de archivos y los objetivos de completar el proyecto parecen muy lejanos.
Pero al usar una herramienta de gestión de proyectos eficiente con un tablero centralizado, cada miembro del equipo puede estar en la misma página al compartir información a través de la herramienta. De esta manera, su equipo trabaja sin interrupciones, confusión o agotamiento.
Promueve un flujo de comunicación fluido
Las brechas de comunicación pueden resultar en ineficiencias del proyecto. Puede crear desinformación o disputas, y nadie quiere eso en medio del trabajo (o en cualquier momento tampoco). El intercambio de información a través de correos electrónicos es lento y, a veces, ni siquiera obtiene respuestas cuando las necesita con urgencia.
Una herramienta de gestión de proyectos ayuda a promover el flujo de comunicación dentro de su equipo al permitirles comentar el proyecto directamente, tener discusiones saludables y proporcionar comentarios rápidamente mientras garantiza la seguridad de los datos.
Mejora la transparencia del equipo
Mantener la transparencia dentro de su equipo genera confianza y abre la puerta a una mejor colaboración. Si las tareas, los procesos y el progreso no son claramente visibles para todos, genera dudas y gastos generales debido al seguimiento de los procesos en cada paso.
Con una herramienta de gestión de proyectos a su lado, puede habilitar una mayor transparencia, y todos los involucrados en el proyecto estarán al tanto del estado y los procesos del proyecto. Les ayudará a comprender sus próximos pasos y organizar tareas de manera efectiva.
Aumenta la rentabilidad
Los procesos manuales y repetitivos consumen no solo tiempo sino también esfuerzo y costo. Cuando utiliza un único software para planificar y organizar tareas, colaborar con personas y progresar con información centralizada, ahorrará dinero y tiempo.
Beneficios de las herramientas de gestión de proyectos autohospedadas 👍
Si comienza a buscar el mejor software de gestión de proyectos, obtendrá muchas opciones. En este momento, preseleccione el software según el tamaño, el presupuesto y los requisitos de su equipo. Aquí, puede optar por un software de gestión de proyectos autohospedado o basado en SaaS.
Los beneficios asociados con el primero son que el código fuente está disponible de forma gratuita para todos, y también puede modificarlo y redistribuirlo según sus necesidades. Las herramientas de gestión de proyectos gratuitas y de código abierto permiten manipular el código para optimizar el software agregando más funciones, eliminando errores, etc.
Entonces, estas son algunas de las herramientas de administración de proyectos gratuitas y de código abierto que puede considerar.
Proyecto abierto
Proyecto abierto es un software de gestión de proyectos de código abierto ágil, eficiente, clásico e híbrido. Tendrá acceso a asegurar su privacidad con los más altos estándares en privacidad y seguridad de datos. Instalarlo en su infraestructura lo ayuda a obtener un control completo y la propiedad de los datos.
El uso de la herramienta le brindará información sobre todos sus datos y su almacenamiento sin ninguna influencia externa. También le permitirá a su equipo trabajar de una manera más productiva, más agradable y más sencilla. Además, su equipo podrá realizar un seguimiento de su trabajo para obtener mejores resultados mientras organiza tareas rápidamente y distribuye tareas a cualquier persona dentro del equipo.
OpenProject tiene todo en un solo lugar para que puedas comunicarte mejor. Optimice la creatividad y la experiencia de los compañeros de equipo a través de líneas de tiempo compartidas para visualizar y crear planes de proyecto.
Analice las actividades detalladas para desarrollar un plan y permita que todos sepan cómo proceder y cuándo entregar el proyecto mediante la comprensión del alcance. Los equipos ágiles también medirán, aprenderán y construirán para entregar un trabajo mejor y más rápido con cada iteración.
OpenProject proporciona las herramientas necesarias para obtener metodologías como Kanban y Scrum y un desarrollo ágil de productos. Es una gran comunidad para desarrolladores, entusiastas del código abierto, empresas, etc., donde pueden encontrar la configuración perfecta para elegir entre instalaciones y opciones de alojamiento flexibles.
La empresa local proporciona funciones de seguridad y soporte profesional premium para el OpenProject autohospedado. Según tu número de usuarios, calcula tu precio. Elija las opciones de soporte y el período de suscripción para obtener su aplicación a partir de $405/año para 5 usuarios.
Si necesita alojamiento OpenProject, puede probar el Plataforma Kamatera.
pizarra
¿Estás buscando una alternativa a Notion, Asana y Trello?
Bueno, puedes ir por pizarra, que es un software de gestión de proyectos de código abierto y autohospedado. Ayuda a organizar, administrar, rastrear y definir el trabajo en todos sus equipos mediante el uso de la vista de tablero Kanban. Tiene dos ediciones:
- Escritorio personal Focalboard: Es una aplicación de escritorio para proyectos personales y pendientes. Es un inquilino único que se ejecuta en un servidor local para obtener un rendimiento y una velocidad óptimos.
- Servidor personal de Focalboard: Es un servidor autohospedado para ayudar a colaborar mejor con su equipo.
Haga clic en «agregar nuevos tableros» para elegir las tareas del proyecto de las diferentes plantillas.
Cambie la fecha de creación, la prioridad, la configuración de clasificación, la configuración de filtro y la configuración de grupo según sus preferencias. También puede arrastrar tarjetas de una columna a otra para cambiar la propiedad del grupo. Además, edita las fichas siempre que quieras para conocer el conjunto de propiedades y contenidos y la lista de comentarios.
Las vistas de tabla lo ayudan a ver las tarjetas en un solo lugar para pasar el cursor sobre el título para abrir una. Además, cada tablero tiene plantillas de tarjetas y plantillas de tablero para personalizar cada tablero según su equipo. Obtenga un escritorio personal en su Mac y Windows o un servidor personal en Ubuntu.
restya
Obtenga la plataforma de gestión de proyectos de código abierto de restya para administrar tareas, chatear, tareas pendientes, etc. Restya es un tablero kanban similar a Trello que ofrecerá una categoría avanzada Extend Restyaboard e innumerables opciones como scripts, estilos de usuario, widgets, integraciones, etc.
Tienen la aplicación MyRestyaboards que es compatible con los sistemas operativos iPadOS e iOS. Realiza un seguimiento de numerosos tableros de Restya y puede importar tableros existentes fácilmente desde Asana, que se utiliza en la gestión de proyectos y trabajos.
Es una solución de gestión de proyectos basada en la nube en la que también puede importar su trabajo al instante desde Kantree, una herramienta de gestión flexible que ayuda a organizar, colaborar en proyectos, gestionar y planificar. Además, puede transferir fácilmente tableros de Pipefy, Taiga, Taskwarrior, Trello y Wekan a Restya Board.
Un tablero independiente administra cada proyecto, y puede crear numerosos tableros y administrarlos simultáneamente. Use plantillas existentes para lanzamientos instantáneos y rápidos, y duplique un solo tablero varias veces con diferentes nombres. Además, las teclas de acceso directo del teclado te permiten realizar algunas acciones como eliminar y agregar miembros, abrir tarjetas, votar, etc.
Cree una plataforma digital con proyectos clasificados y descripciones. En esta plataforma digital, obtendrá una interfaz interactiva, una mejor visibilidad de la organización y la opción de editar, agregar un miembro, eliminar un miembro, cambiar permisos, ordenar y eliminar.
Vea tableros simples o aplique filtros para ver una lista de tableros y establezca su visibilidad en público o privado. También puede ver las tarjetas en formato de cuadrícula o una vista de lista. Restya le proporciona una vista de calendario junto con variaciones de color para que sea distinto y resaltado.
Las características adicionales que tendrá son la vista de Gantt, la vista de informe, la invitación de miembros, la vista de lista de miembros, el modo de edición de visibilidad, el cambio de fondo, la modificación de texturas y patrones, la opción de fondo personalizado, la suscripción automática, los ritmos de productividad y mucho más.
ERPNiguiente
Actualice su estilo de trabajo diario a través de un software de gestión de proyectos de código abierto ERPNiguiente. Le permite organizar su tarea, programar, planificar y analizar los proyectos colaborando con su equipo para acelerar el trabajo.
ERPNext puede realizar un seguimiento de los plazos de su proyecto con una visión clara del plan. Puede administrar todo desde un único espacio de trabajo y simplificar los proyectos al descubrir un enfoque basado en tareas.
ERPNext ofrece una colaboración fácil al permitirle dividir el proyecto en tareas pequeñas y asignarlas a sus compañeros de equipo. También obtendrá acceso al progreso de su proyecto y su eficiencia a través de prioridades y alcance claro, hitos y plazos estimados.
Además, ERPNext le permite compartir y cargar archivos multimedia como imágenes, documentos y videos. Logre una comunicación fluida con todos con la ayuda de las respuestas automáticas a los correos electrónicos entrantes.
Obtenga información actualizada y precisa en cualquier momento que necesite para estar al tanto de los gastos y presupuestos, planificar mejor cada proyecto y ver cómo se gastó el presupuesto. También le permite crear software para proyectos de código abierto.
Taskcafe
Taskcafe es una herramienta de administración de proyectos de código abierto que ayuda a administrar diferentes tareas a través de una interfaz de tablero Kanban al establecer fechas de vencimiento y agregar listas de verificación y etiquetas. Una vez que ingrese a la vista «Mis tareas», verá cada tarea asignada.
También obtendrá opciones como proyectos personales, comentarios de tareas, actividades de tareas, etc. Si está buscando una alternativa a NextCloud, Trello, etc., puede tener Taskcafe que se ajuste a su flujo de trabajo y lo ayude a administrar cada proyecto fácilmente. Está en la etapa de desarrollo alfa y tiene muchas características útiles y únicas.
Naranjascrum
Obtenga una herramienta de gestión de proyectos de código abierto escalable y segura: Naranjascrum para gestionar proyectos ágiles y sencillos para tus equipos. Le ayuda a crear estrategias, planificarlo bien, ejecutar su plan y permitir que su equipo termine dentro del plazo para completar un proyecto con éxito.
Orangescrum te ayuda a planificar todo estratégicamente para lograr una mayor eficiencia y tener resultados óptimos. Además de crear planes de proyecto, también puede monitorearlos y entregarlos sin problemas. También ayuda en la colaboración en tiempo real y la utilización mínima de recursos cuando asigna roles a sus compañeros de equipo.
Orangescrum integra su flujo de trabajo con la planificación visual de proyectos para aumentar las tasas de éxito. Obtenga información sobre el rendimiento de la cartera y las iniciativas a través de datos en tiempo real en sus paneles. Además, puede administrar las actividades financieras y los presupuestos al monitorear los gastos del proyecto y los costos de los recursos para lograr mayores márgenes de beneficio.
Proteja sus datos con el control de acceso basado en roles (RBAC) y el inicio de sesión único. También puede descargar Orangescrum en dispositivos Android o iOS para administrar el mismo trabajo al aire libre. Además, centralice la información de su proyecto para acceder fácilmente desde cualquier lugar.
Si es una empresa nueva y desea realizar un seguimiento del trabajo, elija el plan de inicio por solo $ 9 / mes para 10 usuarios y aproveche los beneficios como tareas ilimitadas, proyectos, diagrama de Gantt, estado, recordatorio de tareas, almacenamiento de 5 GB y 5 invitados usuarios
Taiga
Entregue su proyecto según lo prometido dentro del presupuesto con Taiga – una herramienta de gestión de proyectos con características ricas y simplicidad con su interfaz intuitiva para equipos ágiles multifuncionales. Le permite colaborar con su equipo para definir entregables y utilizar su conocimiento.
Comience a alinear las tareas y priorice los entregables para permitir que cada miembro los complete a tiempo. Como la comunicación es un punto importante en toda gestión, Taiga te ayuda a interactuar rápidamente con tus compañeros de equipo para compartir el progreso de las tareas. Además, permita que sus compañeros de equipo vean las actividades en curso y verifiquen las tareas completadas.
Con Taiga, puede habilitar una mayor transparencia con su equipo sobre el estado actual y la asignación de recursos y comprender mejor el esfuerzo requerido para completar el proyecto. Tiene una interfaz fácil de usar para ayudar a mejorar la forma de trabajar y realizar tareas.
Puede cambiar los flujos de trabajo y agregar más funciones sin ninguna configuración compleja entre el proyecto. Taiga también ofrece confiabilidad, independencia, adaptabilidad, flexibilidad, seguridad, rendimiento y estabilidad para ayudarlo a entregar proyectos excelentes.
Regístrese gratis para obtener hasta 5 proyectos privados, proyectos públicos ilimitados y hasta 300 MB de almacenamiento. Si desea tener más beneficios, opte por el plan de $5/usuario/mes.
Twake
Twake es un lugar de trabajo digital abierto que le permite mejorar la productividad de su organización. Lo ayudará a comunicarse con su equipo sin problemas, invitar a usuarios externos, compartir archivos, colaborar en documentos e iniciar una reunión de video.
Twake le brinda la libertad de administrar todo el proyecto, crear nuevas tareas, mover cada tarea según su progreso, asignar trabajo junto con fechas límite a sus compañeros de equipo. Su administrador de archivos de arrastrar y soltar le permite acceder fácilmente a sus documentos almacenados y compartidos.
Puede administrar etiquetas y versiones sin esfuerzo y también editar sus archivos. Cuando sea necesario, cree nuevos eventos de equipo, adjunte enlaces de video para reuniones de conferencias, configure notificaciones para los miembros, adjunte tareas y archivos relevantes y establezca fechas límite.
Además, instale la aplicación que necesita en su flujo de trabajo sin problemas con Twake. Cada aplicación es independiente de archivos, calendarios y discusiones. Puede trabajar con el mismo documento en cualquier formato, como Google Doc, Libre Office, MS Office, etc.
La base de datos de Twake está encriptada y, por lo tanto, sus archivos están seguros. Además, tiene el poder de decidir quién puede acceder a los archivos. Todos sus datos y archivos se almacenan de forma segura en Francia. Cumple con GDPR y permite transferencias seguras mediante encriptación HTTPS/SSL.
Comience a usar esta plataforma de gestión de proyectos de forma gratuita con funciones limitadas o planes avanzados para aprovechar más.
Wekan
Otro software de gestión de proyectos gratuito y de código abierto en esta lista es Wekan con el tablero kanban. El tablero Kanban es una herramienta imbatible que mantiene su trabajo organizado, como mantener una lista de tareas pendientes, trabajar en equipo, planificar vacaciones y ver el estado actual del proyecto.
Wekan lo ayuda a mejorar la productividad al liberar tiempo para concentrarse en los elementos que más importan. Tiene una opción de instalación con un solo clic en su computadora o servidor. Wekan se usa en muchos países y está disponible en 63 idiomas diferentes.
Esta herramienta tiene una interfaz de usuario en tiempo real que le permite administrar todo. Además, también es compatible con varias plataformas. Para tener Wekan en tu computadora, necesitas requisitos básicos.
Ayudaría si tuviera Linux Snap o Sandstorm/Windows/Mac de 64 bits, CPU donde existan MongoDB y Node.js, 1 GB de RAM mínimo libre para Wekan, servidor de sistema con 4 GB de RAM y suficiente espacio en disco.
ProyectoLibre
Si está buscando una herramienta para resolver su trabajo de gestión, ProyectoLibre es una excelente opción!
Es una alternativa de código abierto para Microsoft Project y es compatible con Mac, Windows y Linux, y puede abrir archivos de MS Project. También proporciona opciones de gestión de proyectos múltiples para equipos.
ProjectLibre se puede traducir a 29 idiomas y puede cambiar el idioma desde el menú desplegable. Ofrece características y beneficios como diagramas de Gantt, diagramas PERT, diagramas de red, gráficos RBS/WBS, costeo del valor ganado, histogramas de recursos, etc.
Leantime
Como el nombre sugiere, Leantime ofrece una gestión de proyectos «ajustada» que les encantaría a los innovadores y las nuevas empresas. Está diseñado para funcionar sin problemas desde la ideación del proyecto hasta la entrega final. Esta herramienta de código abierto está escrita en PHP y JavaScript y utiliza la base de datos MySQL.
Su lista de características incluye tableros kanban para la gestión de tareas, vistas de calendario y tablas, diagramas de Gantt para la gestión de hitos y Lean Canvas para tableros de investigación. Además, ofrece administración de hojas de tiempo, tableros de proyectos, retrospectivas, informes, autenticación de dos factores y múltiples roles de usuario.
Puede integrar Leantime con Slack, Zulip y Mattermost; y exportar tareas, hitos y partes de horas a CSV. Utiliza un sistema de archivos local o AWS S3 para el almacenamiento de archivos y esta herramienta está disponible en inglés, ruso, español y holandés.
Conclusión 👩🏫
El software de gestión de proyectos lo ayuda a acelerar su flujo de trabajo, promover una mejor comunicación y ahorrar tiempo y dinero. Espero que las herramientas de administración de proyectos gratuitas y de código abierto mencionadas anteriormente lo ayuden a lograr estos beneficios para completar cada proyecto con éxito.
Alternativamente, si aún no está listo para la implementación autohospedada, puede probar soluciones de administración de proyectos administrados como Monday.