Muchas empresas utilizan software de tiempo y facturación para controlar los datos financieros y relacionados con el negocio de su organización.
Como gerente de equipo, probablemente comprenda la importancia del seguimiento del tiempo y la facturación. Querrá asegurarse de que los miembros de su equipo trabajen de manera eficiente y que su proceso de facturación tenga un flujo optimizado.
Sin embargo, simplemente no es posible que uno ejecute manualmente estos mandados de manera eficiente. Aquí está el mejor software de tiempo y facturación para rastrear el tiempo del equipo para facilitar el seguimiento del tiempo.
Este artículo habla sobre el tiempo y el software de facturación, desde lo que son hasta los beneficios de integrar uno y algunos software excelentes para ayudarlo a aumentar la eficiencia de su flujo de trabajo.
Pero antes de eso, entendamos,
Tabla de contenido
¿Cómo se definen las horas facturables?
Las horas facturables se definen como el número de horas que una empresa ha dedicado a trabajar para un cliente. Se puede calcular por proyecto o puede ser un cálculo general.
Para calcular las horas facturables, primero debe realizar un seguimiento de la cantidad de horas que los empleados trabajan en cada proyecto. Para esto, puede usar un software de seguimiento de tiempo o manualmente haciendo que los empleados envíen hojas de tiempo (aunque es bastante tedioso).
Una vez que se han rastreado las horas, puede determinar las horas cargadas al cliente. Los cargos dependen del tipo de proyecto, el contrato que la empresa tiene con el cliente y las políticas de la empresa.
¿Cuáles son las ineficiencias al medirlo manualmente?
Medir las horas y el tiempo de facturación puede volverse abrumador cuando se trata de hacerlo manualmente. Se espera que sucedan varias ineficiencias:
- Puede ser difícil realizar un seguimiento preciso de las horas trabajadas en un proyecto, especialmente para cada empleado. Puede conducir a clientes de sobrefacturación o subfacturación.
- El seguimiento manual de las horas facturables requiere mucho tiempo y es estresante. Requiere un gran esfuerzo y puede distraer de trabajar en proyectos.
- Incluye un rastro en papel que puede volverse desalentador de administrar y tiene posibilidades de perderse o extraviarse.
- Puede sentirse estresado mientras se asegura de que los empleados informen con precisión sus horas trabajadas.
- Determinar la rentabilidad de un proyecto también puede ser un poco desafiante. Cuando tiene mucho sobre la mesa, el cálculo de la tasa de facturación de cada proyecto puede dar lugar a imprecisiones en la facturación.
¿Cuáles son los principales beneficios del software de tiempo y facturación?
Hay un puñado de beneficios y software de facturación que no te gustaría perderte. Incluye:
Rendición de cuentas mejorada
Al realizar un seguimiento de sus horas facturables, puede facturar a sus clientes con precisión y asegurarse de que se le pague por todo su trabajo. El software puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los gastos. Esta información puede mantener su presupuesto bajo control y garantizar que no gaste más de lo que puede pagar.
Además, puede administrar fácilmente varios proyectos al mismo tiempo. Puede ayudar a mantener los proyectos en marcha y garantizar la entrega oportuna.
Agilice los pagos
En lugar de tener que realizar un seguimiento manual de las facturas y los pagos, el software puede hacerlo todo por usted. Puede liberar mucho de su tiempo para que pueda concentrarse en más aspectos de su negocio.
Otro beneficio es evitar pagos atrasados. Si realiza un seguimiento manual de los pagos, hay posibilidades de perder un pago. Puede dañar la reputación de su negocio y hacer que sea difícil mantenerse a flote financieramente. Con el software de seguimiento de tiempo y facturación, puede configurar recordatorios para cuándo vencen los pagos para que nunca vuelva a perder un pago.
Captura datos
Cuando realiza un seguimiento de su tiempo y datos de facturación, crea un registro histórico de su trabajo.
Puede ser beneficioso para una variedad de propósitos, tales como:
- Identificar tendencias en sus patrones de trabajo
- Analizar su proceso de trabajo para encontrar ineficiencias
- Reconstruir su historial laboral para fines de facturación u otros fines
Reducir los costos operativos
Un software de seguimiento de tiempo y facturación puede ayudarlo a reducir los costos operativos al automatizar el proceso de seguimiento y facturación de sus servicios. Le permite ahorrar tiempo y dinero al reducir la necesidad de ingresar datos y facturar manualmente.
Mejor productividad del equipo
El seguimiento del tiempo que sus empleados dedican a trabajar en diversas tareas le permite comprender mejor a dónde va el tiempo de su equipo. Esta información se puede utilizar para ajustar el flujo de trabajo de su equipo, asegurándose de que sea lo más productivo posible.
Funciones imprescindibles en un software de tiempo y facturación
Al elegir un software de tiempo y facturación, hay algunas características clave que debe buscar para asegurarse de que el software sea adecuado para su negocio. Idealmente, un software de tiempo y facturación debería tener las siguientes características:
Asignación de tareas
Un software de tiempo y facturación debe tener una función de asignación de tareas en la que pueda asignar tareas a los miembros de su equipo y darles acceso para monitorear el progreso. El software también debe permitirle ver las tareas asignadas a cada individuo y realizar un seguimiento del progreso de cada tarea.
Seguimiento del tiempo: horas facturables y no facturables
Cualquier empresa que brinde servicios por hora necesita un software de facturación y tiempo para rastrear la cantidad de horas facturables y no facturables. Nos permite facturar con precisión a los clientes por los servicios prestados y ayuda a las empresas a identificar las áreas en las que los empleados pasan el tiempo.
Informes de facturación
Los informes de facturación son esenciales, ya que le permiten realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos. Sin esta función, las empresas tendrían que generar informes manualmente, lo que lleva mucho tiempo y es propenso a errores.
La función de informe de facturación ayuda a generar informes para un período específico e incluye toda la información relevante, como la fecha, la hora, el monto facturado y el estado del pago.
Generación de facturas
Tener un software que pueda generar facturas automáticamente le ahorrará tiempo y molestias. Esta característica hace que sea más fácil asegurarse de que está facturando a sus clientes correctamente.
Accesibilidad a través del móvil
El software de tiempo y facturación debe tener accesibilidad móvil para facilitar a los profesionales ocupados el seguimiento de su tiempo y horas facturables. Puede ser un salvavidas para las personas que a menudo trabajan fuera de la oficina y no siempre tienen acceso a una computadora.
Precios asequibles
El buen tiempo y el software de facturación son aquellos con una estructura de precios asequible y un montón de características relevantes. El precio debe ser transparente y flexible, sin tarifas ocultas ni contratos a largo plazo.
¡Se debe ofrecer una prueba gratuita para ayudar a los clientes potenciales a probarlo antes de comprar siempre funciona!
Una buena atención al cliente
La calidad de la atención al cliente refleja cuán dedicados están a escuchar las inquietudes de sus clientes. ¡Antes de realizar una compra, verifique su atención al cliente y lea las reseñas para verificar si predican con el ejemplo!
Aquí está la lista del mejor software de tiempo y facturación: –
Relojificarme
¿Está buscando una herramienta de seguimiento y facturación todo en uno? ¡Tu caza termina aquí! Clockify es el mejor software de tiempo y facturación de su clase que le permite rastrear fácilmente las horas facturables y facilita el cálculo de las horas de facturación mientras excluye las horas no facturables.
Cada característica de Clockify está diseñada para simplificar su proceso de facturación. Puede optimizar la carga de trabajo mediante la configuración de proyectos, el seguimiento y la creación de facturas.
Ya sea propietario de una pequeña empresa, una empresa nueva o una empresa, esta herramienta está garantizada para reconocer sus requisitos. No solo esto, sino que también obtiene información valiosa sobre la rentabilidad de los clientes.
¿La mejor parte? Clockify es completamente gratuito para que cualquiera lo use.
Factura Zoho
Zoho Invoice es una de las mejores herramientas de tiempo y facturación para ayudarlo a supervisar la inversión de tiempo realizada por cada individuo o por todo el equipo. Esta herramienta puede optimizar drásticamente su proceso de facturación y seguimiento.
Zoho Invoice se ha convertido en una herramienta de facturación de facturas y hojas de horas. Con este software, puede asignar tareas a su equipo, administrar proyectos y aumentar la productividad de su equipo. Puede crear un flujo de trabajo estructurado con la ayuda de la función avanzada de generación de informes de Zoho.
Utilizado principalmente por pequeñas empresas, Zoho, el mejor software de facturación, es gratuito.
Scoro
Scoro está diseñado teniendo en cuenta las necesidades de una empresa para administrar el tiempo de manera efectiva y agilizar las facturas. Es fácil de usar y entender para todos en el equipo.
También le proporciona informes de seguimiento de tiempo de generación automática para todos los miembros del equipo, estadísticas semanales y mensuales para sus necesidades de facturación y una buena visión general de qué proyectos consumen la mayor parte de sus recursos.
mishoras
Con planes asequibles, una interfaz intuitiva y características impresionantes, Myhours se ha convertido en una conocida herramienta de seguimiento de gestión de nómina.
Myhours le permite realizar un seguimiento de las actividades de su equipo sin pasar horas en múltiples herramientas. Con esta herramienta, puede administrar todo su equipo desde un solo lugar y obtener una visión clara de su actividad general.
Esta herramienta de facturación y seguimiento le permite crear informes de todos los proyectos en los que ha estado trabajando para clientes individuales. También puede echar un vistazo a la disponibilidad de los miembros de su equipo, lo que le permite mantenerse informado sobre a quién dirigirse cuando busque subcontratar.
Con esta herramienta, puede impulsar la responsabilidad compartiendo informes automatizados con sus clientes y fomentando las relaciones con ellos.
bill4time
Bill4time está diseñado para ayudarlo con una visibilidad completa de toda la operación de su flujo de trabajo. Con una interfaz de usuario limpia, es fácil para las empresas utilizar su tablero y obtener análisis avanzados.
Bill4time le permite acceder a todos los datos con un solo clic y elimina la necesidad de herramientas y hojas de cálculo. Le proporciona información en tiempo real y KPI avanzados para mantenerse al día con el rendimiento de su empresa. Esta herramienta está diseñada pensando en las agencias.
Personalice y configure facturas recurrentes, registre gastos y organícelos con este software. Bill4time ofrece tres planes pagos: Time & Billing, Legal Pro y Legal Enterprise.
Alternar
Toggl es otro software rentable de seguimiento de tiempo y facturación. Está diseñado para atender a las empresas que buscan abordar procesos recurrentes, monitorear el tiempo invertido en cada actividad y crear una estructura organizada de su trabajo.
Este software reduce el tiempo que dedica a la actividad mundana de controlar el tiempo y la facturación, proporciona a los miembros de su equipo un flujo de trabajo continuo para registrar el tiempo y la facturación, y le permite trabajar en un entorno intuitivo y fácil de usar.
Con Toggl, puede ahorrar tiempo al volver a ingresar las hojas de tiempo y la facturación, reducir el tiempo de auditoría y mejorar la eficiencia. Tienen un plan gratuito, un plan de inicio, un plan premium y un plan personalizable.
Obtener dosel
Getcanopy es un excelente software de facturación para industrias basadas en servicios. Esta fantástica herramienta es para empresas a las que no les gusta perder el tiempo en flujos de trabajo y carecen de un sistema central para administrar su tiempo en un proyecto.
Con Getcanopy, es fácil verificar el tiempo dedicado por todos en cada proyecto. Además, obtienes una vista panorámica del progreso de tu equipo y puedes asegurarte de que todos están haciendo su parte con esta herramienta.
Otra gran característica de Getcanopy son sus informes personalizados y plantillas de facturación listos para usar. Getcanopy tiene muchos planes pagos y complementos basados en algunas funciones avanzadas, además de un plan gratuito.
Cache de nueces
Nutcache es una solución de funciones múltiples que ayuda a las empresas con la elaboración de presupuestos de proyectos, la gestión de gastos y la gestión de hojas de tiempo sobre la marcha.
Este software bien diseñado puede configurar fácilmente el seguimiento del tiempo, la facturación y la facturación de la cuenta, ver el tiempo real dedicado al proyecto de su cliente y generar facturas precisas. Además, puede enviar recordatorios de facturas vencidas y datos de retraso en el pago y aceptar pagos con esta herramienta.
Además de las funciones de seguimiento de tiempo y facturación, Nutcache también viene con muchas funciones de automatización y herramientas de seguimiento de proyectos. Según sus requisitos y el tamaño de su empresa, puede seleccionar uno de sus planes gratuitos, profesionales y empresariales.
escarabajo
Beebole es conocido por su sólida herramienta de seguimiento del tiempo de proyectos destinada a ayudar a las empresas de todos los tamaños a optimizar su productividad.
Configure los proyectos en Beebole y comience a llenar sus horas facturables en cualquier momento y desde cualquier lugar. Incluso puede trabajar ahora y completar las hojas de tiempo más tarde utilizando sus informes almacenados. Los miembros del equipo pueden ver y actualizar sus registros de tiempo y asignación de equipo.
replicón
Replicón se centra en eliminar el estrés de la facturación de hojas de tiempo. Pone la suma total de sus horas facturables al alcance de su mano y le permite realizar un seguimiento del progreso del proyecto, el presupuesto y la rentabilidad en un solo lugar.
Ahorrándole dolores de cabeza y tiempo innecesarios, Replicon es una solución asequible, eficiente y escalable que le ofrece todo lo que necesita de una herramienta de facturación y seguimiento del tiempo.
Desde estimaciones de proyectos hasta seguimiento de gastos, informes detallados que se pueden compartir y un portal de clientes, Replicon ha estado a la altura de las expectativas. Tienen tres planes pagos, desde una herramienta de gestión de proyectos hasta una suite de automatización de servicios profesionales.
aplicación de facturación de tiempo
La aplicación Timebilling puede mejorar la calidad de su trabajo al crear un espacio de trabajo organizado. Su equipo puede realizar un seguimiento del tiempo y la facturación mientras hace ping a los usuarios para ingresar el tiempo trabajado en tiempo real. Con paneles intuitivos, Timebilling le brinda acceso basado en roles a los miembros del equipo. También permite que todos accedan y realicen un seguimiento de su progreso en cualquier momento, desde cualquier parte del mundo.
Los registros de tiempo y las facturas se generan automáticamente, lo que significa que no se dedica más tiempo a la facturación. Todos los registros de tiempo se almacenan en su nube privada, por lo que no hay una pesadilla de exportación o copia de seguridad.
Conclusión
Aunque el mercado tiene un exceso de tiempo y software de facturación, solo unos pocos se consideran adecuados para su negocio. El software de seguimiento de tiempo se puede utilizar para una amplia variedad de propósitos. Puede realizar un seguimiento de las tareas y las horas facturables, controlar la productividad de los empleados y crear nóminas con el mejor software de tiempo y facturación.
Además, recibirá informes sobre cómo su equipo emplea su tiempo, para que pueda optimizar la eficiencia.
De la lista bien investigada de 11 herramientas anterior, puede elegir la que le parezca perfecta para su negocio. Mientras lo haces, ¡no olvides verificar si hablan con el ejemplo!
También puede explorar algunos de los mejores programas de contabilidad para pequeñas y grandes empresas.