Un sistema de gestión de documentos le ahorra su valioso tiempo al organizar los documentos de manera eficiente y permitir una fácil búsqueda de archivos.
Las empresas con comparativamente menos mano de obra suelen tener dificultades para gestionar numerosos documentos y registros comerciales. Si optan por un sólido sistema de gestión de documentos (DMS), les será más fácil mantener los documentos organizados.
Además, estas herramientas también aumentan la eficiencia del equipo al permitirles acceder rápidamente a los datos que necesitan.
Tabla de contenido
¿Qué es la gestión de documentos?
La administración de documentos significa administrar, almacenar y rastrear documentos (documentos de Word, PDF o cualquier otro formato) en formato digital. Con este sistema, las empresas pueden almacenar documentos de forma segura y centralizar todo el proceso.
Beneficios de los sistemas de gestión de documentos
Mejor productividad
La productividad es clave para el éxito de una empresa. Un sistema de gestión documental organiza de forma eficiente y segura los archivos de la empresa. Como resultado, el equipo puede preocuparse menos por mantener los documentos y concentrarse en las tareas más importantes. Cuando sabe que todos sus archivos están almacenados de forma segura, la tranquilidad funciona como combustible para la productividad.
Seguridad mejorada
Todas las empresas quieren mantener protegidos sus datos cruciales y de misión crítica. Puede almacenar documentos confidenciales en un sistema de gestión de documentos y controlar el acceso a estos archivos. Por lo tanto, la gestión de documentos se vuelve altamente rastreable y sus pistas de auditoría se pueden usar más tarde si es necesario.
Espacio de almacenamiento reducido
Ya no tiene que mantener archivadores, contenedores de almacenamiento y cajas. Con DMS, puede dejar de usar papel y administrar sus documentos digitalmente sin ocupar ningún espacio físico.
Recuperación rápida de documentos
La búsqueda de documentos y la recuperación de archivos puede ser un proceso lento. Con un sistema de gestión de documentos, puede localizar rápidamente el archivo que desea y ahorrar un tiempo valioso. Un DMS le permite buscar archivos según el nombre, los metadatos y el contenido utilizando tecnología de punta.
Colaboración óptima en equipo
La mayoría de las soluciones de gestión de documentos le permiten colaborar con sus compañeros de equipo. Puede almacenar archivos recopilados de varios recursos y las personas pueden acceder a los archivos desde ubicaciones remotas. Algunas herramientas también permiten a usuarios externos a través del acceso autorizado.
Siga leyendo para conocer las principales aplicaciones de administración de documentos que pueden usar las PYMES.
iGestionar
iGestionar es un sistema de gestión de documentos que lo ayuda a convertir datos en conocimiento de alto valor mediante la conexión de documentos. Guarda todos los documentos en una sola carpeta y los clasifica según el proyecto o el cliente.
Los usuarios pueden crear, buscar y compartir datos de manera rápida y eficiente en iManage. También le permite encontrar cualquier documento fácilmente y, por lo tanto, aumenta la productividad.
Esta herramienta se puede integrar con diferentes herramientas de productividad de Office 365 y Google Workspace para optimizar la gestión de documentos.
Caja
Usando Caja, las empresas pueden almacenar, administrar y colaborar en contenido de forma segura, independientemente del tipo de dispositivo. Su función de gestión del ciclo de vida de los documentos garantiza que el proceso de gestión de contenido cumpla con las normativas, las políticas de retención de datos y las solicitudes de descubrimiento.
Puede establecer los permisos de usuario apropiados para cada documento para que solo las personas adecuadas tengan acceso. También lo ayuda a auditar la actividad de los usuarios para una visibilidad y un control completos.
Box también puede integrarse perfectamente con API abiertas y aplicaciones empresariales. Con sus atributos como el historial de versiones, los enlaces compartidos y los comentarios, la colaboración entre los miembros del equipo se vuelve sencilla. Además, utiliza metadatos personalizados para categorizar y organizar documentos.
Carpeta
¿Está buscando una solución de gestión de documentos que le ofrezca un sistema de gestión y almacenamiento comparativamente sostenible para documentos digitales? En ese caso, ve por Carpeta. Es un sistema de administración de documentos basado en la nube que lo ayuda a dejar de usar papel de una manera fácil de usar.
Almacena de forma segura los metadatos y las versiones anteriores de un archivo o documento. Los usuarios pueden buscar sus archivos preferidos utilizando el nombre de archivo, los metadatos, la palabra clave y el contenido del documento. También es compatible con el flujo de trabajo de aprobación, la vinculación de archivos, la retención automatizada, el recordatorio, la numeración de documentos, el registro de auditoría y la copia de seguridad local.
Puede controlar sin problemas el acceso a documentos digitales con diferentes permisos. Puede integrar las aplicaciones de Office 365 y DocuSign con esta herramienta.
OpenKM
OpenKM es una solución de gestión de documentos empresariales que le permite controlar la producción, el almacenamiento y la distribución de documentos digitales. Con él, puede tener un mejor control sobre el flujo de documentos y mejorar la eficacia de los esfuerzos de su equipo.
Esta aplicación ofrece varias herramientas administrativas, como definición de roles de usuario, búsqueda avanzada, control de acceso, nivel de seguridad de documentos, registro de uso detallado, configuración de automatización y cuota de usuario.
Aquí, puede crear contenido respiratorio para una rápida toma de decisiones y creación de conocimiento. Además, con este DMS, puede recopilar datos de cualquier fuente digital y colaborar con sus compañeros de equipo.
eFileCabinet
eFileCabinet es un poderoso sistema de administración de documentos que las pequeñas y medianas empresas pueden utilizar para la organización de datos en línea, sin importar cuántos documentos tengan.
Para almacenar un archivo, simplemente cárguelo en esta plataforma. Los usuarios pueden ubicar cualquier archivo utilizando el nombre de archivo o la plantilla de carpeta. Además, eFileCabinet le permite acceder rápidamente a los documentos de uso frecuente.
Si bien facilita la colaboración entre los miembros del equipo, esta herramienta también le permite agregar diferentes niveles de seguridad para el acceso controlado. También admite la integración con herramientas de terceros, como MS Office, DocuSign y Salesforce.
Algunas de sus otras características son el flujo de trabajo automatizado, la autenticación de dos factores, el uso compartido de archivos cifrados, la ubicación o la autenticación basada en IP y los permisos basados en roles.
DocuWare
DocuWare es una plataforma donde puede digitalizar sus documentos y asegurarlos desde cualquier dispositivo, en cualquier momento. Además, te ayuda en el procesamiento de facturas y la gestión de empleados. Es particularmente útil para empresas que dependen de equipos remotos o tienen una fuerza laboral distribuida.
DocuWare ofrece un repositorio seguro para todos sus documentos comerciales críticos, como contratos, información de empleados y registros financieros. Después de almacenar un archivo en esta herramienta, usted o sus colegas pueden editar o anotar directamente ese documento en la misma plataforma.
Además, tiene herramientas de productividad inteligentes para que los usuarios puedan buscar, rastrear y colaborar fácilmente. Esta aplicación también utiliza datos de índice para organizar todos sus documentos de forma ordenada.
Al aire libre
Al aire libre es una plataforma que ofrece funciones como gestión de documentos, gestión de contenido web, gestión de registros e imágenes y repositorio de contenido para agilizar el flujo de trabajo de la organización.
Esta herramienta de código abierto es compatible con los sistemas operativos Windows y Unix. A pesar de ser fácilmente personalizable, los nuevos usuarios necesitan algo de tiempo para aprender a ejecutarlo.
Palabras finales 📃
Con una solución de administración de documentos eficiente, no habrá necesidad de pasar por innumerables gabinetes para el archivo necesario. Este artículo analiza algunas de las mejores herramientas que lo ayudan a crear un sistema de administración de documentos para su organización.
Estas herramientas tienen las características para satisfacer las necesidades de diversas industrias. Del mismo modo, puede aprender sobre las herramientas de gestión de activos digitales.