La tecnología ha transformado la forma de operar de los negocios y el trabajo de los empleados en todo el mundo.
Varias nuevas tecnologías, como teléfonos inteligentes, SaaS, computadoras portátiles, tabletas, etc., han promovido los espacios de trabajo digitales y el trabajo remoto. Estos tienen un gran papel en la transformación digital, lo que permite que los equipos trabajen de manera más eficiente que nunca.
Los VDRs o Virtual Data Rooms son una de las partes de esta revolución en cuanto a tecnología se refiere. Las salas de datos virtuales han cambiado por completo la forma de hacer negocios para las empresas. Esta publicación explorará los VDR, sus beneficios, usos y algunos proveedores de VDR.
Tabla de contenido
¿Qué es un VDR o sala de datos virtual?
Una sala de datos virtual es un espacio o depósito en línea donde las organizaciones almacenan datos y archivos confidenciales. Hacen uso de VDR en caso de realizar transacciones financieras o cuando se trata de terceros.
Los VDR son servicios de almacenamiento basados en la nube que permiten compartir información privada o confidencial con socios, clientes y más.
Las salas de datos virtuales utilizan métodos de encriptación fuertes, lo que hace que el almacenamiento sea bastante confiable y seguro. Los VDR codifican los datos antes de moverlos a la nube de almacenamiento.
También le permiten elegir entre varias configuraciones de restricción y permisos de documentos. Esto evita que los datos se copien, compartan o impriman sin permiso.
Usos de las salas de datos virtuales
Los VDR ofrecen un espacio para la debida diligencia requerida al finalizar un trato comercial. Estas transacciones involucran documentos y archivos de gran tamaño y en montos mayores.
La mayoría de estos documentos son confidenciales y contienen datos muy sensibles. Un VDR ofrece una forma confiable para que todas las personas interesadas intercambien y revisen documentos mientras negocian.
Para que las empresas mantengan relaciones comerciales, se requieren contratos y transmisiones de datos frecuentes. Las salas de datos virtuales brindan almacenamiento para estos contratos y los hacen disponibles cuando sea necesario.
Estos funcionan como un punto de acceso centralizado para abogados, reguladores externos e internos, contadores y más partes. Este sistema central reduce el riesgo de retrasos y errores. También ofrece transparencia en la comunicación.
Beneficios de las salas de datos virtuales
Una sala de datos virtual es una solución perfecta para cualquier organización. Puede ayudar a las empresas a optimizar el proceso de intercambio de documentos y hacerlo mucho más eficiente. Ofrecen una amplia gama de beneficios, algunos de los cuales incluyen:
- Intercambio eficiente de información y documentos comerciales críticos y privados de forma segura.
- Ofrecer protección a la información de la organización.
- Gestión segura y segura de datos y documentos.
- Accesible para múltiples partes simultáneamente.
- Es posible cargar una gran cantidad de datos.
- Admite dispositivos móviles.
- Función de búsqueda precisa disponible.
A continuación, exploraremos casos de uso de salas de datos virtuales.
Casos de uso de salas de datos virtuales
Las salas de datos virtuales son aplicables en todas las áreas relacionadas con la obtención de capital, las transacciones financieras y los negocios. Echemos un vistazo a algunas de las principales aplicaciones de los VDR.
Tecnología
Los VDR son soluciones de gran utilidad para la industria tecnológica. Estos permiten que las organizaciones de tecnología más grandes compartan datos e información entre los equipos y se extiendan por todo el mundo.
Desarrollo Corporativo
Las estrategias corporativas implican una gran cantidad de utilización de conjuntos de datos. El uso de VDR ayuda a identificar tendencias de datos que, de otro modo, pasarían desapercibidas.
Banca de inversión
La industria de la banca de inversión utiliza en gran medida instalaciones de salas de datos virtuales. Los procesos como la obtención de capital, las ofertas públicas iniciales y las fusiones y adquisiciones exigen un gran intercambio de datos, lo que hace que VDR sea imprescindible.
Sector Jurídico
La industria legal implica una gran cantidad de papeleo. Sin embargo, este papeleo se está transformando en documentos electrónicos. Y así, las salas de datos virtuales han entrado en juego en esta industria para almacenar, recuperar y compartir documentos legales.
Empresas Contables
Los VDR ayudan a las organizaciones de contabilidad y auditoría a compartir sus cuentas e informes de auditoría con los clientes a través de una plataforma segura.
Bienes raíces
La industria de bienes raíces incluye una gran cantidad de papeleo y el intercambio de documentos. Un VDR ayuda a almacenar y administrar estos documentos sin ningún riesgo.
Salas de datos virtuales vs. físicas
Anteriormente, antes de la evolución de la tecnología digital, se usaban cuartos de datos físicos. Estos se utilizaron para almacenar documentos críticos, documentos de propiedad intelectual y más. Las salas de datos físicos eran ubicaciones físicas reales.
Pero ahora, con la evolución de la tecnología digital, los documentos virtuales o electrónicos reemplazaron a los documentos físicos. Como resultado, las salas de datos virtuales reemplazaron las salas de datos físicas. Las salas de datos virtuales tienen muchas ventajas en comparación con las salas de datos físicas. Descubramos algunos:
#1. Diferencia de costo
Las salas de datos físicos requieren una ubicación en alquiler e instalaciones de seguridad adecuadas para proteger los documentos. Esto significa que hubo enormes costos relacionados con el alquiler, el mantenimiento, la seguridad, etc.
Por otro lado, las salas de datos virtuales son soluciones en la nube que ofrecen la capacidad de almacenar grandes cantidades de datos de forma segura. La sala de datos virtual es mucho más rentable que la física.
#2. Tiempo de recuperación de datos
En las salas de datos físicas, puede imaginar lo difícil que sería buscar entre montones de documentos presentes. Necesitarías horas para hacer esto, incluso si está perfectamente organizado.
Comparado con esto, los VDR le permiten hacer esto sin problemas y en segundos. Todos los que tengan permiso para acceder a los documentos pueden buscar y recuperar datos inmediatamente sin tiempo de espera.
#3. Eficiencia
Los VDR ayudan a mejorar la eficiencia de la gestión de documentos y, por lo tanto, de los procesos comerciales. Ya que permite que los documentos lleguen a múltiples postores en muy poco tiempo.
Pero cuando hablamos de salas de datos físicos, los postores deben programar citas para acceder a la sala. Por lo tanto, el nivel de eficiencia sería bajo.
#4. Comunicación confidencial
Los VDR permiten la comunicación confidencial y privada entre las partes. Puede responder a preguntas específicas de otra organización sin permitir que nadie acceda a su información. Puede otorgar permiso a cualquier persona para ver sus documentos o más.
#5. Seguimiento
Los VDR ofrecen un seguimiento sencillo de las vistas de documentos. Al mismo tiempo, esto es imposible en cuartos de datos físicos. No puede controlar quién ve qué documento. Pero las salas de datos virtuales le permiten ver cuántas personas vieron sus archivos. Obtiene informes diarios de esto, lo que hace que el seguimiento sea conveniente.
Múltiples proveedores de salas de datos virtuales ofrecen excelentes funciones. Las diferentes características le permiten administrar de manera eficiente y efectiva sus documentos y archivos en línea.
Herramientas de salas de datos virtuales
Exploremos los mejores proveedores de salas de datos virtuales que puede considerar.
iDeals
iDeals ofrece una forma de colaborar y compartir de forma segura sus documentos comerciales críticos. Le permite cargar sus archivos utilizando la sencilla función de arrastrar y soltar. Puede cargar los archivos de forma masiva y ahorrar su valioso tiempo.
Admite más de 25 formatos de archivo diferentes y le permite integrarse con el Explorador de Windows. Sus sencillas opciones de búsqueda de texto y filtros hacen que la recuperación de datos sea mucho más conveniente.
Ansarada
Ansarada es una sala de datos virtual inteligente que funciona mucho más que una simple solución de almacenamiento y uso compartido de archivos. Se integra con otras plataformas para permitir la sincronización bidireccional y ofrece una función de arrastrar y soltar para permitirle cargar documentos y archivos rápidamente.
Ansarada te permite rastrear y controlar todas tus acciones. Está respaldado por el poder de la inteligencia artificial, que lo ayuda a automatizar informes, predecir resultados y más.
CapLinked
CapLinked proporciona soluciones de salas de datos virtuales seguras y sencillas para que las organizaciones almacenen sus documentos de forma segura. Le permite cargar documentos al instante y limitar el acceso al otorgar permiso a las partes que desee.
Puede cargar archivos de forma masiva y así ahorrar su valioso tiempo. La seguridad de nivel empresarial garantiza que sus documentos críticos estén siempre seguros y protegidos. CapLinked ofrece salas de datos para proyectos, organizaciones y empresas de cualquier tamaño y presupuesto.
OneHub
Colabore fácilmente y sin problemas con sus colegas, clientes y socios de forma segura. Con OneHub, puede compartir su información comercial privada sin preocupaciones.
Le permite cargar archivos rápidamente con la funcionalidad de arrastrar y soltar. Su seguimiento de actividad avanzado le permite rastrear todo en la sala de datos. Puede tener vistas previas de alta calidad para más de 30 tipos de archivos. Puede optimizar fácilmente la colaboración asignando tareas, otorgando permisos y más.
Esta sala de datos viene con encriptación a nivel de banco.
Caja
Box le permite gestionar de forma segura sus licitaciones, fusiones y adquisiciones y contratos con la máxima protección. Viene con más de 1400 integraciones para facilitar los procesos. Le permite mejorar su experiencia de usuario al permitir vistas previas en el navegador y accesos móviles.
Su seguridad de alta gama evita el acceso no autorizado y garantiza que los documentos tengan un acceso seguro. Los controles de carpetas y los fuertes permisos de usuario realizan un seguimiento de las actividades sospechosas.
Ultimas palabras
Entonces, verá cuán importantes y útiles son las salas de datos virtuales cuando hablamos de documentación crítica. Todos los sectores relacionados con la documentación y las transacciones electrónicas necesitan salas de datos virtuales seguras para garantizar la máxima seguridad de los documentos.
Puede considerar cualquiera de los proveedores de VDR sugeridos anteriormente y concentrarse en su trabajo comercial sin preocupaciones.
A continuación, puede consultar el software de automatización de documentos para ahorrar horas de trabajo.