El éxito de un negocio depende de sus clientes y clientes. Solo con un software de mesa de ayuda eficiente, puede asegurarse de que sus puntos débiles se aborden a tiempo.
Todo tipo de empresas orientadas al cliente necesitan un software de mesa de ayuda para que sus clientes puedan comunicarse fácilmente con ellos y encontrar soluciones a sus problemas y consultas.
Para una empresa nueva, una mesa de ayuda poderosa podría cambiar las reglas del juego. Para las empresas con una base de clientes enorme o en crecimiento, la importancia de una atención al cliente sofisticada es primordial.
Para crear una solución de mesa de ayuda para su organización, las aplicaciones confiables y de código abierto como Hesk podrían ser la opción correcta. Antes de aprender cómo este software puede ayudarlo, averigüemos las razones para obtener una solución de mesa de ayuda.
Tabla de contenido
¿Por qué necesita un software de mesa de ayuda?
- Con la ayuda del software de la mesa de ayuda, las empresas pueden gestionar sin esfuerzo todas las inquietudes de los clientes utilizando un sistema de emisión de boletos adecuado y personal de atención al cliente.
- El software de mesa de ayuda con atención al cliente omnicanal lo ayuda a atender las consultas provenientes de todos los canales digitales en un solo lugar.
- Las soluciones de la mesa de ayuda vienen con un sistema de tickets que asegura que ningún problema pase desapercibido y que los clientes obtengan soluciones rápidas a sus problemas.
- El servicio de atención al cliente implica varias tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo, como enviar mensajes de reconocimiento, asignar un ticket, asignar personal relevante a una consulta, etc. El software de la mesa de ayuda automatiza dichas tareas y acelera el proceso de atención al cliente.
- También puede facilitar un sistema de retroalimentación sobre la base de conocimientos y el desempeño de los ejecutivos de soporte.
- Estas aplicaciones permiten a las empresas ofrecer soluciones a la medida de su modelo de negocio.
- Las empresas pueden crear respuestas preestablecidas para consultas comunes de los clientes. Esto garantiza que los clientes obtengan una experiencia mejorada cuando se comunican con el servicio de atención al cliente.
- Con el software de la mesa de ayuda, puede obtener informes y análisis detallados sobre el rendimiento de su equipo de soporte. Por lo tanto, puede comprender sus debilidades y trabajar en ellas.
Como se desprende de lo anterior, existen amplios beneficios al usar el software de la mesa de ayuda. Por lo tanto, si aún depende de extensos correos electrónicos para responder a las consultas de los clientes, es hora de alejarse y optar por una solución de mesa de ayuda impulsada por Hesk.
Cómo Hesk puede ofrecerle una solución adecuada
Para muchas empresas, una de las principales preocupaciones sobre la creación de una solución de mesa de ayuda para la empresa es el costo. Al ser una solución de código abierto, Hesk les permite tener una mesa de ayuda en su sitio web de forma gratuita.
Todo lo que tiene que hacer es hospedar en su propio servidor, y Hesk está listo para comenzar. Además, las empresas también pueden usar Hesk para abordar consultas internas a través de la base de conocimientos.
Cuando crea su propia solución de mesa de ayuda con Hesk, puede agregarle las funciones necesarias. Por ejemplo, te permite crear una base de conocimiento con respuestas a todas las consultas comunes. Si los clientes no pueden encontrar respuestas a sus preguntas, pueden enviar sus preguntas para crear un ticket de soporte.
Como administrador, desea un control total sobre el acceso y las actividades de su personal de soporte. Hesk le permite categorizar, filtrar y priorizar los tickets, junto con el seguimiento del tiempo dedicado a cada ticket. Además de configurar las cuentas del personal, le permite obtener una descripción general de su funcionalidad y proporcionarles el acceso necesario.
El software de mesa de ayuda creado con Hesk también le permite acceder a toda la información necesaria desde un solo lugar. El software simple tiene muchas otras características como plantillas de tickets, respuestas enlatadas, agregar notas, adjuntar archivos a los tickets, agregar campos de datos personalizados, modificar el estado del ticket, etc.
Características de Hesk
Sistema de soporte centralizado
Con un sistema centralizado para todas las consultas de soporte, Hesk es una solución maravillosa. Le permite rastrear y administrar las consultas que recibe a través de formularios, correos electrónicos y llamadas telefónicas desde un solo lugar.
Servicios de autoayuda
No desea que todos los clientes mantengan a su personal de soporte comprometido con las consultas más simples. Por lo tanto, Hesk le permite crear una base de conocimientos con las respuestas a consultas comunes. Además, puede crear secciones separadas para preguntas frecuentes y guías de usuario para que los usuarios puedan encontrar soluciones a sus problemas básicos.
Gestión de consultas
Hesk ofrece una serie de funciones útiles para gestionar mejor las consultas de los clientes. Le permite categorizar los tickets, definir su urgencia y verificar el estado actual de un ticket.
Comunicación sin complicaciones
Para evitar la comunicación de ida y vuelta con sus clientes y mejorar su experiencia de uso de su plataforma, su software de mesa de ayuda debe recopilar información previa antes de iniciar la conversación y ofrecer respuestas enlatadas iniciales. Todas estas características están disponibles en Hesk.
Facilidad de uso
Hesk es una plataforma simple y el software liviano es fácil de administrar. Además, no viene con una curva de aprendizaje pronunciada, por lo que cualquiera puede usarlo sin ninguna dificultad.
Características adicionales
Aparte de lo anterior, también hay medidas preventivas de SPAM, calificaciones de respuesta, soporte en varios idiomas e informes en su rango de fechas preferido.
Cómo configurar un software de mesa de ayuda usando Hesk
Configurar una aplicación de atención al cliente usando Hesk es bastante fácil. Todo lo que necesitas hacer es seguir estos pasos:
1. Primero, debe descargar e instalar el software Hesk. Los usuarios del plan gratuito deben instalarlo en su servidor autohospedado. O puede elegir Hesk Cloud para una instalación instantánea en un servidor remoto.
2. Después de la instalación, debe acceder al portal de administración para realizar las configuraciones básicas. Después de crear su perfil y configurar los ajustes básicos, puede elegir categorías de soporte, agregar personal de soporte, crear una base de conocimiento y obtener respuestas enlatadas. También es importante revisar la lista de verificación de seguridad de Hesk.
3. Si desea realizar otras tareas utilizando la solución, debe realizar una configuración avanzada. Estos incluyen configurar el servidor para enviar correos electrónicos, convertir los correos electrónicos de los clientes en tickets, recibir notificaciones sobre los tickets vencidos, ofrecer respuestas de correo electrónico de texto enriquecido y agregar campos en los formularios de envío de tickets.
Escenarios donde Hesk puede ser útil
- Cualquier empresa que ofrezca productos o servicios que desee configurar un portal de soporte con una base de conocimientos y un sistema de tickets de soporte puede usar Hesk.
- Las empresas con un equipo de TI dedicado pueden configurar una mesa de ayuda de TI usando Hesk. Por lo tanto, cualquier persona con problemas de hardware puede enviar un ticket de soporte y el equipo de TI puede ayudarlo con la orientación adecuada.
- Hesk también es útil para el equipo de mantenimiento de un complejo de edificios. Les permitirá recibir y gestionar las incidencias de mantenimiento del edificio y resolverlas de forma prioritaria.
Versiones de Hesk
Puede optar por utilizar cualquiera de las dos versiones del software Hesk:
#1. Hesk
Esta versión gratuita de Hesk le permite alojar la solución en un servidor compatible con PHP y MySQL. No es necesario que se registre y también se puede utilizar libremente para sitios web comerciales.
Sin embargo, la versión gratuita viene con un enlace «impulsado por» que será visible para los clientes. Para eliminar este enlace y agregar un aspecto profesional a su mesa de ayuda, puede comprar la licencia de Hesk, desde $ 49.99 (una vez).
#2. Nube Hesk
Esta es una versión SaaS de Hesk, donde el software se aloja de forma remota. Para esta versión, Hesk se encarga del alojamiento y mantenimiento. Los usuarios de Hesk Cloud también pueden acceder a módulos adicionales para estadísticas, escalamiento y satisfacción. El precio comienza en $ 29.99.
Pensamientos concluyentes
Hoy en día, las empresas necesitan una aplicación de mesa de ayuda eficiente y profesional en su sitio web para resolver las consultas de los clientes al instante y ofrecerles una experiencia positiva de uso de sus productos.
La falta de funciones necesarias y el alto costo son los factores que impiden que muchas empresas opten por una solución de soporte. Con Hesk, puede configurar una aplicación de mesa de ayuda sofisticada en un servidor autohospedado o en un servidor remoto.
El software está repleto de características esenciales para administrar el software de la mesa de ayuda para una experiencia de usuario fluida tanto para los clientes como para los ejecutivos de soporte. Al ser un software de código abierto, Hesk puede usarse de forma gratuita y personalizarse según las necesidades comerciales.
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