Priorizar el trabajo puede parecer bastante simple. Simplemente complete el que su cliente dice que es urgente. Pero, esa no es la forma profesional de priorización de tareas y proyectos empresariales. Hay mucha ciencia detrás de enfatizar ciertas tareas. Esta ciencia se conoce como la matriz de priorización de proyectos.
Para hacer crecer su negocio y superar a sus rivales, necesita algo más que un concepto brillante, un equipo capacitado y herramientas avanzadas. Necesita una ejecución de tareas de alta calidad, ya sea el desarrollo de aplicaciones o la producción de bienes de consumo.
Solo puede lograr una excelente calidad en la ejecución cuando su equipo es disciplinado y sigue una forma científica de asignación de tareas, finalización y avance hacia otra tarea. La matriz de priorización es una de esas herramientas que simplifica las tareas del proyecto y hace más en menos tiempo a través de la ejecución planificada de tareas valiosas más rápido.
Continúe leyendo este artículo sobre matriz de priorización de proyectos, beneficios, casos de uso y plantillas de matriz de priorización.
Tabla de contenido
¿Qué es la matriz de priorización?
Una matriz de prioridades es una herramienta de análisis de tareas del proyecto, que se utiliza principalmente con otras herramientas de gestión de procesos empresariales. También se utiliza con las técnicas de Six Sigma para evaluar las opciones utilizando ciertos criterios y decidir dónde debe enfocarse la gente de negocios.
Ya sea que el proyecto sea una tarea simple o compleja que llevará años, puede usar la herramienta para ambos escenarios. Además, no es solo una herramienta de priorización de tareas para las empresas. Los autónomos, los empresarios individuales y los profesionales también pueden utilizar esta herramienta por motivos laborales o personales.
A veces, las partes interesadas del proyecto pueden tener un cuello de botella al decidir qué tarea se debe priorizar. Para resolver tales problemas, la matriz de prioridades funciona como una base científica para elegir la tarea correcta con el valor y la urgencia correctos.
Una matriz de priorización puede tomar diferentes formas dependiendo de la complejidad del proyecto y los criterios de evaluación. Por ejemplo, algunos son tan simples como cuadrantes de cuadrícula de 2X2 con «Valor» representado frente a «Costo». Por el contrario, algunos pueden ser muy complejos en diseño y ejecución cuando fusionas la matriz de prioridades con la metodología Six Sigma.
Matriz de priorización Six Sigma
La metodología de gestión Six Sigma está incompleta con la herramienta de matriz de prioridades. Dado que Six Sigma se trata de análisis de brechas, mejora continua de procesos y eliminación de desperdicios, la matriz de prioridades encaja perfectamente en este enfoque de gestión.
En este proceso, las matrices de priorización comparan más de un conjunto de datos, al menos dos, y utilizan criterios ponderados para clasificar las tareas según su énfasis. Dado que la matriz de prioridad Six Sigma evalúa múltiples conjuntos de datos, la herramienta final se convierte en algo más que un cuadrante 2X2.
Consiste en:
- Variables de salida como encabezados de columna en la parte superior del gráfico
- Variables de entrada como filas en el panel del lado izquierdo
- Puntaje ponderado, porcentaje, clasificación y estados en el extremo derecho de la tabla
- Y una puntuación ponderada calculada en la parte inferior de los encabezados de las columnas
Cuando utiliza el método Six Sigma absoluto de priorización de tareas del proyecto, puede tomar decisiones apropiadas de manera lógica. Además, todas las partes interesadas pueden llegar a un consenso al usar Six Sigma.
Según Lynne Hambleton, consultora de negocios líder, desarrolladora de estrategias y autora, las matrices de priorización de Six Sigma pueden ser de tres tipos diferentes. La autora ha mencionado lo siguiente en su Cofre del tesoro de Six Sigma Métodos de crecimiento, herramientas y mejores prácticas libro:
#1. Cuando las variables de mayor puntuación son más importantes, los Criterios de Consenso deben ser la opción. Considera todos los aportes de los miembros del equipo para generar un modelo basado en el consenso con puntajes numéricos.
#2. La matriz de combinación es más un gráfico de causa y efecto, así como una matriz de prioridades. Este método calcula los efectos de todas las variables sobre el otro.
#3. Full Analytical Criteria es la herramienta de priorización de Sig Sigma más compleja utilizada principalmente por los administradores de carteras de proyectos para evaluar múltiples proyectos y sus impactos en el modelo de ingresos comerciales y las relaciones con los clientes.
Beneficios de la Matriz de Priorización
#1. Organizar un gran número de tareas según su importancia y valor se vuelve más fácil con las herramientas de matriz de prioridades. Dado que no es fácil recordar todas las tareas de un gran proyecto, separar los elementos importantes de los menos importantes puede convertirse en conjeturas si no utiliza esta herramienta.
#2. A diferencia de otros programas, esta herramienta es personalizable. Durante un proyecto, todo el equipo puede sentarse junto y agregar más variables o eliminar algunas según las tareas. Por lo tanto, encontrará muchos tipos diferentes de matrices de prioridad.
#3. Puede utilizar las matrices de priorización de un proyecto existente para proyectos nuevos. Simplemente cree una plantilla de esta herramienta y actualice pesos, criterios, variables, tareas, etc., cuando cambie el proyecto.
#4. Esta herramienta es fácilmente comprensible para todos los compañeros de equipo, incluso para aquellos que no son expertos en tecnología. Simplemente escriba la lista de tareas pendientes, las puntuaciones y los criterios. La herramienta hará el resto.
#5. La herramienta funciona con objetividad en su centro y, por lo tanto, las empresas pueden perder el equipaje de personalidad que viene con el trabajo manual.
#6. Los gerentes y propietarios de proyectos pueden delegar de manera efectiva sus tareas a los subordinados y maximizar la utilización de la fuerza laboral asignada mediante el uso de esta herramienta.
Cuándo usar la matriz de priorización
Puede confiar en esta herramienta cuando:
- Priorizar tareas complejas, tickets o problemas que involucren varias variables contra las cuales estos elementos deben evaluarse.
- Evaluación de datos de entrada para clasificar errores, tickets, tareas, proyectos, etc., para asignar rangos.
- Programar tareas de proyectos comerciales o personales de manera simplificada con el objetivo de completarlas a tiempo.
- Redactar un documento de una página que visualice las áreas de enfoque clave de un proyecto.
- Delegar adecuadamente tareas a los miembros del equipo sin desestabilizar el cronograma del proyecto.
- Fomentar el trabajo colaborativo dentro del equipo del proyecto.
Si te preguntas para quién será útil esta herramienta:
- Personal que trabaja desde casa que se encarga de las tareas de oficina y las tareas del hogar.
- Los trabajadores independientes y los contratistas deben valorar sus proyectos y completar las tareas en consecuencia.
- Las micro, pequeñas, medianas y grandes empresas evalúan los proyectos en función del valor empresarial.
- Gerentes de proyecto que supervisan más de un proyecto y equipo de proyecto.
Cómo usar la matriz de priorización
Si desea utilizar esta herramienta de manera efectiva, debe comprender los cuadrantes de la matriz de prioridad en su totalidad:
Cuadrante 1
- Las tareas de alto valor requieren poco esfuerzo, pero los impactos son mayores que otras.
- Las tareas de este rectángulo son urgentes y críticas, así que complételas lo antes posible.
Cuadrante 2
- Los grandes proyectos requieren más esfuerzo y el impacto resultante también es alto.
- La mayoría de estas tareas no vienen con una fecha límite.
- Debe establecer hitos razonables para estos proyectos y lograr un hito con regularidad.
Cuadrante 3
- Estas son a menudo tareas de bajo esfuerzo y bajo impacto.
- Siempre que sea posible, delegue estas tareas a sus subordinados o compañeros.
Cuadrante 4
- Estas tareas no agregan mucho al retorno de la inversión (ROI) del negocio, pero requieren un gran esfuerzo.
- Debe completar estas tareas más tarde que los otros cuadrantes.
- También es posible que desee improvisar su proceso comercial para eliminar tales tareas por completo.
Una vez que haya entendido los cuadrantes, es hora de poner en uso la matriz de prioridad:
#1. Elija proyectos o tareas de la matriz según su ponderación según variables y criterios seleccionados.
#2. Los artículos elegidos de la matriz serán automáticamente de verdadero valor para su negocio. Sin embargo, vuelva a verificar para evitar pérdidas financieras.
#3. Elija la siguiente tarea de la matriz de prioridades de acuerdo con las clasificaciones de tareas. Esta herramienta funciona sin esfuerzo como una aplicación de programación de proyectos.
#4. Intente utilizar un software o una plantilla de matriz de priorización para mantener los archivos de matriz de priorización. Sus partes interesadas pueden revisar rápidamente sus prioridades de trabajo. Además, puede reutilizar la plantilla en el futuro.
Matriz de Buenas Prácticas de Priorización
#1. Seleccione los criterios de clasificación de tareas o problemas a través de una sesión de lluvia de ideas adecuada del propietario del proyecto, el gerente, los miembros del equipo y los usuarios finales.
#2. Utilice el proceso de jerarquía analítica (AHP) para desarrollar un consenso claro y sólido entre las partes interesadas. Luego configure los criterios ponderados en los que todos puedan confiar.
#3. El proceso de calificación debe ser altamente colaborativo. Puede usar diferentes herramientas como formularios en línea y pizarras para llegar a un consenso sobre el juicio subjetivo sobre la matriz de prioridad.
Ahora es el momento de echar un vistazo a algunas herramientas y plantillas que pueden ayudarte con las matrices de prioridad:
Hoja inteligente
Hoja inteligente es una herramienta de gestión de proyectos y espacio de trabajo aclamada a nivel mundial que empresas de varios tamaños utilizan con agilidad y éxito. Si su lugar de trabajo ya tiene una suscripción para esta aplicación basada en la nube, puede usar fácilmente su centro de soluciones de administración de proyectos para crear una tabla de priorización de productos fácil de usar.
Una vez que esté en el Centro de soluciones de la aplicación de Smartsheet, encontrará varios tableros de proyectos como Finanzas y Contabilidad, Clientes y clientes, Recursos humanos, etc. Dentro del grupo Desarrollo de productos, debe encontrar la matriz de priorización necesaria.
Si no está utilizando ninguna suscripción de Smartsheet o no desea probar su plan de prueba, no debe preocuparse. Smartsheet también ofrece una matriz de priorización básica que cualquier persona puede descargar y usar por cualquier motivo que considere adecuado. Simplemente visite este oficial Plantillas de hojas inteligentes portal de la biblioteca. Obtendrá de 2 a 3 plantillas que puede descargar en formato de archivo Excel, PDF o Word.
Matriz de prioridades de Miro
Miró es otra solución confiable y confiable que reúne varias aplicaciones comerciales en un solo lugar, como una pizarra, un espacio de trabajo híbrido, una reunión remota, un diagrama de flujo, planificación de proyectos, etc. Además, es un repositorio de alta calidad para varias plantillas de gestión de tiempo y proyectos. como mapas mentales, tableros Kanban, planos de servicio, matrices de prioridad, etc.
Una vez que visite su biblioteca de plantillas, busque «Priorización» y descubrirá plantillas de matriz de prioridades procesables como 2X2, 3X3 y RICE (alcance, impacto, confianza y esfuerzo) plantillas de métodos de priorización.
Debe personalizar estas plantillas dentro de la mesa de trabajo de Miro. A diferencia de Smartsheet, no puede simplemente descargar la plantilla para usarla en un libro de Excel. En su lugar, puede exportar el tablero en varios formatos que se pueden compartir, como archivos compatibles con JPEG, PDF, CSV y JIRA.
¡Eso no es todo! Miro es muy aclamado por su colaboración en línea en la planificación de proyectos y la lluvia de ideas. Por lo tanto, obtiene una gran cantidad de herramientas de conectividad en su plantilla de matriz de prioridades de Miro, como votación, modo de presentación, toma de notas en tiempo real, chat, chat de video y uso compartido de tableros en línea.
Plantilla de matriz de Eisenhower: Evernote
Evernote es una de las principales aplicaciones para tomar notas, que también tiene sincronización de documentos, escaneo de documentos, organización de calendarios, simplificación de tareas, etc. En línea con las otras herramientas mencionadas hasta ahora, Evernote también ofrece una gran cantidad de plantillas para negocios, hogar, vida personal y fines laborales. Una de esas plantillas es Eisenhower Matrix.
Eisenhower Matrix, similar a la matriz de priorización, se ha utilizado durante mucho tiempo en los procesos comerciales para priorizar las tareas más importantes. Es simplemente un cuadrante 2X2 en el que clasifica sus funciones según su rango o importancia y urgencia.
Por ejemplo, la columna del lado izquierdo incluye dos encabezados de columna apilados: Urgente + Importante, y debajo, Urgente + No importante. Ahora, la columna del lado derecho también tiene dos encabezados de columna verticales apilados en otro: Importante + No urgente y No importante + No urgente.
Puede personalizar la plantilla en la aplicación de Evernote a través de una prueba o una suscripción paga.
Matriz de prioridades de Google Workspace
Si el código de su organización o la política de uso de aplicaciones comerciales lo restringen dentro del ecosistema de Google Workspace, debe probar Matriz de prioridades, desarrollado porprioritymatrix.com. Es una aplicación dedicada de Google Workspace Marketplace desarrollada con recursos de Google, como el motor de la aplicación Google Cloud, etc.
Su interfaz de usuario intuitiva (UI) proporciona un marco para la priorización. También puede transmitir las prioridades del equipo con vistas de proyectos colaborativos. Algunas de sus características destacables son:
- Delegación de tareas
- Gestión de tareas
- Gestión de múltiples proyectos
- Se integra con Gmail, Google Drive, Google Docs, etc.
- Clasificación de tareas a través de filtrado avanzado
En pocas palabras, la herramienta lo ayuda a usted y a su equipo a concentrarse en la tarea correcta. Sin embargo, es una aplicación basada en suscripción. Una vez finalizada la prueba gratuita, debe comprar una licencia de suscripción para seguir usando la herramienta.
Hasta ahora, ha aprendido que la Matriz de priorización es una herramienta popular de administración del tiempo para tomar decisiones. Muchos proyectos simples y complejos utilizan esta herramienta para decidir científicamente qué tareas necesitan un enfoque inmediato y cuáles se pueden reservar para una ejecución posterior.
El concepto y la ciencia detrás de esta técnica son sólidos. Impulsa a su equipo a maximizar la alineación de tareas con los objetivos de su proyecto. Para justificar eso, la herramienta utiliza puntuación ponderada para clasificar las tareas. Pero la utilización de la matriz de prioridades podría quedarse corta debido a:
- Aprender los criterios adecuados para aplicar la herramienta
- Sopesar correctamente esos criterios discutiendo con los clientes.
- Trabajo colaborativo en tiempo real y el hábito de trabajar juntos
- Crear la plantilla perfecta que podría funcionar en la mayoría de los proyectos
Con los conceptos explicados en este artículo y las herramientas gratuitas de matriz de priorización, será mucho más fácil para usted intentar implementar esto en proyectos individuales o de equipo.
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