¿Quiere realizar un seguimiento de su inventario de manera eficiente y sin errores? ¿Desea automatizar el sistema de adquisiciones de su empresa? Necesita códigos de barras, y la mejor manera de crearlos o administrarlos son los códigos de barras de Excel y los códigos de barras de Google Sheets.
Han pasado más de 50 años desde la concesión de patentes de códigos de barras a favor de Norman Joseph Woodland y Bernard Silver. Aún así, los códigos de barras son indispensables cuando se necesita una manera fácil y eficiente de leer datos concisos escritos en productos de consumo o activos comerciales. De hecho, las empresas de tecnología están desarrollando nuevas versiones haciendo referencia a las básicas.
En estos días, las empresas automatizan la creación de códigos de barras, la impresión bajo demanda y la decodificación mediante aplicaciones sólidas como Excel y Sheets. Continúe leyendo para obtener más información sobre los códigos de barras, su uso y más.
Tabla de contenido
¿Qué es un código de barras?
Un código de barras, que consta de barras y espacios, es una representación legible por máquina de números y caracteres.
Mediante el uso de códigos de barras, las máquinas pueden leer para identificar el producto etiquetado desde un inventario conectado o una base de datos de ventas minoristas. Estas imágenes contienen líneas negras y espacios en blanco. Las líneas pueden tener diferentes anchos y formas según la versión del código de barras, el estándar, la simbología, etc.
Las líneas negras suelen ser paralelas con espacios en blanco preprogramados entre ellas. Tal colocación de colores en blanco y negro podría parecerse al concepto detrás de los códigos Morse. El hecho es que los códigos Morse fueron la base para la invención de la tecnología de códigos de barras.
Los códigos de barras suelen contener dígitos y letras. La longitud de los datos depende de su convención. Por ejemplo, los sistemas de código de barras Industrial 2 of 5 pueden tener de 2 a 30 caracteres.
¿Cómo funciona el código de barras?
El principio de funcionamiento detrás de los códigos de barras es la forma y el ancho de las líneas paralelas negras. El ancho diferente de las barras negras generalmente representa los números 1 y 0. Ahora, para representar los números entre 0 y 9, las barras negras deben secuenciarse de una manera especial.
El patrón de las barras negras y sus datos correspondientes depende de la convención del sistema de código de barras.
Los siguientes son los estándares de código de barras populares:
- Código de producto universal (UPC)
- Número de artículo europeo (EAN) utilizado en Europa
- El código 39 es utilizado exclusivamente por el Departamento de Defensa de EE. UU.
- El código 128 es exclusivo en la industria B2B
- PDF417 ha sido especialmente diseñado para tarjetas de identificación
Esta secuencia de barras negras es un algoritmo planificado previamente que se guarda en un sistema de compras minoristas, un software de seguimiento de inventario, etc. Ahora, todo lo que necesita hacer es escanear el código de barras.
Para escanear, se fija equipo especializado con luz láser, generalmente roja y verde. Dentro del escáner hay un convertidor de señal óptica a digital que lee el láser entrante.
Cuando enciende el láser en un código de barras, el convertidor de señal escanea una parte reflejada del láser. Luego, una computadora conectada comprende el patrón de las líneas negras y los espacios en blanco y descifra los datos incrustados.
Aplicaciones para códigos de barras: Hojas de cálculo de Google
Hojas de cálculo de Google es una aplicación web completamente gratuita que le permite crear códigos de barras en un instante. Si posee una tienda pequeña, un mercado en línea o un trabajo independiente y necesita una forma económica de seguimiento de inventario, el sistema de código de barras de Google Sheets es suficiente para usted.
Las Hojas de cálculo de Google vienen con las fórmulas, fuentes y propiedades de impresión relacionadas para producir códigos de barras masivos.
Aplicaciones para códigos de barras: Microsoft Excel
Supongamos que su empresa usa el paquete Microsoft 365 para todo tipo de documentación y gestión de contenido, y no desea cambiar a un espacio de trabajo diferente. Luego, puede utilizar cómodamente Excel para generar e imprimir la cantidad de códigos de barras que desee.
Excel consta de varias fuentes de códigos de barras, propiedades de impresión y fuentes de códigos de barras para la creación rápida de códigos de barras para cualquier necesidad.
Códigos de barras de Excel
Los códigos de barras de Excel son similares a cualquier otro código de barras que utilicen las empresas. Pero, en este caso, convierte los datos de destino a un formato de código de barras usando fons, fórmulas, etc., desde la aplicación de Excel. Muchas empresas crean sólidos sistemas de códigos de barras con Excel.
Tal sistema a menudo incluye lo siguiente:
- una base de datos de productos y números de seguimiento
- un código VBA para automatizar la generación de códigos de barras
- propiedades de impresión preformateadas
- hacer coincidir los datos con la base de datos después de escanear el código de barras
Casos de uso de códigos de barras de Excel
Monitoreo de inventario
Los almacenes de cualquier negocio generan y pegan etiquetas adhesivas con códigos de barras en los artículos del inventario. Cuando llegan cosas nuevas de la planta de fabricación o los artículos almacenados van a los puntos de distribución, los encargados del almacén escanean los códigos de barras.
Monitoreo de Activos
Las empresas crean códigos de barras y etiquetan sus activos como computadoras de escritorio, portátiles, pantallas de TV, mesas, sillas, etc. Cuando la organización necesita auditar su inventario de activos, puede simplemente escanear las etiquetas adhesivas del código de barras y comparar los datos con la lista de existencias existente.
Procesamiento de factura
Las facturas vienen con códigos de barras preimpresos. Cuando el equipo de cuentas por cobrar o por pagar necesita procesar la factura y registrarla en un libro mayor, puede escanear el código de barras.
Canal minorista
En las tiendas de abarrotes, los dueños de las tiendas usan códigos de barras para crear facturas rápidamente, rastrear el inventario y evitar el robo de productos.
Seguimiento de correo
Quizás, puede encontrar el uso más crucial de códigos de barras en el sistema de correo de todos los países del mundo. En cada punto de control del movimiento de un artículo de correo, los carteros escanean el código de barras. De este modo, obtiene información de seguimiento del artículo.
Unificación de correo
Las empresas a menudo usan códigos de barras en una combinación de correspondencia para enviar correos electrónicos de información de productos a granel a proveedores o clientes.
Hospital RCM
El sistema de gestión del ciclo de ingresos del hospital genera un código de barras cuando ingresa a un paciente. Luego, el personal del hospital entrega una pulsera con el código de barras al paciente.
Ahora, a lo largo del ciclo de vida del paciente dentro del hospital, el personal escaneará el código de barras para chequeos, pruebas patológicas, procedimientos de OT, etc. El RCM administrará automáticamente el libro mayor del paciente.
Hipervínculos de páginas web
Los códigos de barras avanzados, como los códigos QR 2D, son populares para vincular aplicaciones móviles, sitios web, portales de contenido, etc., a través de hipervínculos de URL.
Beneficios de usar Excel para código de barras
Ahorro de costes
Si puede crear un sistema de creación de códigos de barras y automatizarlo en Excel, puede ahorrar mucho en una herramienta de código de barras separada.
Mayor precisión
Cuando se crean y etiquetan cuidadosamente, los códigos de barras de Excel son muy precisos para rastrear y administrar artículos físicos.
No o Menos Curva de Aprendizaje
Dado que su personal sabe cómo operar Excel, el sistema de producción de códigos de barras de Excel será familiar para el equipo. No necesita capacitar a los empleados por separado en una nueva aplicación.
Disponibilidad instantánea de datos de Excel
Cuando utiliza un sistema de código de barras de Excel, los datos escaneados están disponibles instantáneamente en su archivo de Excel. Los empleados no necesitan invertir tiempo en importar datos escaneados a Excel.
Integración
La mayoría de las herramientas y sistemas de generación de códigos de barras para Excel también son compatibles con otras aplicaciones de Microsoft como Word, PowerPoint, Publisher, etc.
Cómo crear códigos de barras masivos en Excel
Descargar e instalar fuentes de código de barras
Las últimas versiones de Excel deben contener algunas fuentes de código de barras. Sin embargo, si no existen tales fuentes, puede descargar una de Dafont. Siéntase libre de usar cualquier otro sitio web que desee. Es posible que desee comprar una fuente de código de barras con licencia comercial para fines comerciales.
Una vez descargado, sigue estos pasos:
- Descomprima el archivo y haga doble clic en el archivo BarcodeFont.ttff.
- Haga clic en Instalar para agregar la fuente a su sistema operativo.
Creación de un sistema de generación de código de barras en Excel
#1. Abra Excel y cree dos encabezados de columna: ID de producto y código de barras.
#2. Debajo del encabezado del código de barras, copie la siguiente fórmula:
"*"&A2&"*"
#3. Ahora, haga clic en la celda que contiene la fórmula y luego seleccione BarcodeFont desde Inicio > Sección de fuente > Lista desplegable de selección de fuente.
#4. Copie esta celda (B2) y péguela debajo hasta 10 a 20 filas según sus requisitos.
#5. Luego, ingrese cualquier carácter del alfabeto inglés y números para obtener un código de barras en el lado derecho de esa celda hasta el recuento de celdas donde ha copiado y pegado la fórmula.
#6. Aumente el tamaño de fuente de la columna Código de barras para obtener códigos de barras imprimibles.
Hasta ahora, ha aprendido acerca de los códigos de barras y la creación manual de códigos de barras de Excel.
Si desea que su sistema de seguimiento de inventario sea impecable y escalable, puede considerar las siguientes herramientas y aplicaciones para la generación de códigos de barras:
Oficina TBarCode: TEC-IT
TBarCode Office es un complemento moderno para las aplicaciones de Word y Excel de Microsoft. Puede descargar el complemento de forma gratuita. Una vez descargado, instale el complemento en Excel y Word para tareas de códigos de barras.
En Word, lo ayudará a generar códigos de barras para el envío de correos y las combinaciones de correspondencia. También puede imprimir códigos de barras en Word y pegarlos como pegatinas en los productos. En Excel, el mismo complemento le permite generar códigos de barras de forma masiva e imprimir.
El complemento es adecuado para Microsoft Office 2007 y versiones posteriores. Puede usar el complemento en computadoras con Windows de 32 bits y Windows de 64 bits. Sin embargo, el complemento no es compatible con computadoras de escritorio o portátiles que no sean de Windows.
Si necesita automatizar el sistema de código de barras de Excel utilizando la codificación VBA, puede descargar el SDK de TBarCode desde el mismo portal. El SDK también admite la automatización de la programación con Microsoft Access.
ActiveBarcode: Complemento para Excel
Otro complemento de código de barras popular para Excel es ActiveBarcode. Una vez que agrega con éxito la herramienta a su software de Excel, agrega un menú de cinta dedicado en su aplicación de Excel. Obtiene todas las opciones para crear, editar, automatizar, imprimir, etc., en ese menú de cinta.
ActiveBarcode es bueno para la compatibilidad con versiones anteriores de Microsoft Office. Puede instalar el complemento en versiones de Microsoft Office tan antiguas como 2000. También se admiten todas las versiones más recientes de Microsoft. Además, necesitará una PC con Windows de 32 o 64 bits. El complemento no es compatible con computadoras macOS.
Las características clave de este complemento son:
- Posicionamiento personalizado de códigos de barras de Excel en sus tablas de datos
- Cambiar el tamaño del código de barras con precisión por una pulgada o centímetro
El complemento de código de barras se integra fácilmente con varios tipos de tablas de Excel. También puede automatizar la producción de códigos de barras vinculándolos a celdas. Cuando los datos de la celda cambian, el código de barras también cambia.
Software de código de barras: ConnectCode
Barcode Software es una aplicación independiente para computadoras con Windows 10 y 11. Microsoft Store aloja la aplicación para su descarga gratuita. La aplicación se ejecuta como cualquier otra aplicación de Windows que use regularmente. Pero, la principal diferencia es que la aplicación Barcode Software enviará los datos del código de barras a un archivo de Excel.
Por lo tanto, necesitará el software Excel para usar esta aplicación. Alternativamente, puede exportar los resultados a aplicaciones como Adobe PDF, Word, Access y otras herramientas de diseño gráfico. La aplicación de código de barras viene con 3 fuentes de código de barras integradas. Estos son:
- industriales 2 de 5
- Código 39
- POSTNET
Por lo tanto, solo puede crear códigos de barras de los 3 estándares anteriores. No puede crear códigos de barras en otros formatos como UPC o EAN. Por lo tanto, esta es una buena aplicación si su empresa es compatible con los tres estándares de códigos de barras anteriores.
Generador de código de barras en Excel: Tech Nitya
Barcode Generator de Tech Nitya en Excel es un complemento que necesita instalar en su software de Excel. Una vez configurado correctamente, puede generar códigos de barras a granel con un solo clic. La herramienta viene en diferentes tipos de licencias comerciales.
Por lo tanto, si desea una herramienta con licencia para uso comercial ilimitado, puede consultar esta aplicación. Los aspectos más destacados de la herramienta clave son:
- Interfaz de diseño de código de barras fácil de usar.
- Personalice el código de barras real de la forma que desee.
- Viene con codificación estándar para muchas convenciones de códigos de barras como EAN13, UPCA, Interleaved2of5, ISBN, etc.
- También ofrece códigos de barras formateados para servicios postales como SingaporePost, SwissPostParcel, USPS OneCode, Postnet, Australia Post, etc.
La herramienta ha sido compatible con cualquier versión de Microsoft Office desde 2007 en adelante. Además, puede exportar sus códigos de barras a la aplicación Microsoft Word.
última palabra
Los códigos de barras son realmente útiles para administrar el inventario de productos, activos, control de existencias, etc. A veces, las personas con conocimientos tecnológicos encuentran que es una forma de comunicación de datos en códigos que los ojos simples no pueden entender.
Ya sea que use códigos de barras para uso comercial o como pasatiempo tecnológico, necesita software y herramientas para automatizar la generación de estos códigos legibles por máquina. Puede usar códigos de barras de Excel o códigos de barras de Google Sheets creándolos manualmente.
Supongamos que no desea ninguna aplicación comercial. Pero, si está buscando una edición y producción más rápida de códigos de barras para Excel u otras aplicaciones de hojas de cálculo compatibles, puede probar cualquiera de las aplicaciones de terceros anteriores.
Como le gustó este artículo, es posible que encuentre interesantes los complementos de Excel para PYMES y los complementos de Hojas de cálculo de Google.