Un software de gestión de gastos brinda control, visibilidad, cumplimiento y documentación para ayudar a las empresas a reducir costos, evitar gastos innecesarios y pagar a proveedores o empleados a tiempo.
Las empresas asignan un presupuesto para varias actividades como seguros, bienes de capital y reabastecimiento de inventario. Sin embargo, las fugas de presupuesto dañan los márgenes de beneficio de su empresa cuando los gastos no se supervisan.
Además, cuando el negocio crezca, estos problemas también crecerán en volumen y desafiarán la rentabilidad de su negocio. Por lo tanto, las empresas de todos los tamaños utilizan una herramienta de gestión de gastos para controlar el dinero que sale y mantenerlo dentro del presupuesto de la empresa.
Tabla de contenido
¿Qué es la gestión de gastos?
La gestión de gastos es el proceso de gestionar todas las compras comerciales y los pagos a proveedores. El objetivo principal es dar cuenta de cada dólar que sale de la cuenta de la empresa y obtener el mejor valor.
Las políticas de gestión de gastos deben automatizar e integrar todas las actividades vinculadas a los gastos desde el origen hasta la liquidación del proveedor. Dicha práctica granular debería garantizar que las adquisiciones se desarrollen según lo planeado por las partes interesadas del negocio. Además, exige el pago a proveedores, contratistas y otros terceros a través del proceso de cumplimiento del contrato.
Importancia de la gestión de gastos
Las actividades estándar de gestión de gastos ofrecen las siguientes ventajas:
- Eficiencia comercial al automatizar los procesos de seguimiento de gastos y gastos que son propensos a errores y tediosos si se delegan a los empleados.
- Reduzca los riesgos y los costos, ya que la herramienta le informa sobre el producto que se adquiere, el nombre del proveedor y el costo asociado con la adquisición.
- Se puede lograr una mejor colaboración entre los recursos comerciales y terceros cuando sigue un proceso de gestión de gastos estándar junto con una aplicación digital.
- Mejoras de productividad sostenibles liberando a los empleados del trabajo mundano y permitiéndoles completar tareas que generan ingresos para su empresa.
Las siguientes son las mejores herramientas de administración de gastos que le permiten administrar todos los gastos y obtener el mejor valor por el dinero que gasta:
Base Aerea
Base Aerea es una herramienta integral de gestión de gastos para diferentes tipos de empresas, como empresas en etapa inicial, pequeñas empresas, empresas del mercado medio, empresas previas a la salida a bolsa y empresas. Ofrece un montón de soluciones avanzadas de control, auditoría y supervisión de gastos.
Por ejemplo, el módulo de gestión de recibos ofrece la aplicación del cumplimiento, adjuntar recibos sin esfuerzo, correos electrónicos dedicados, compartir recibos desde otro dispositivo, etc. Además, hay un módulo de seguridad y detección de fraudes para permitir el control de tarjetas, límites de tarjetas, bloqueo de tarjetas, detección de fraudes, notificación de fraude, intercambio encriptado de detalles de tarjetas virtuales, etc.
mesa de gastos
mesa de gastos tiene muchas funciones útiles e intuitivas, incluidas integraciones y reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Con esta herramienta, su empresa puede automatizar todos los gastos recurrentes. Además, es lo suficientemente potente como para hacer coincidir las declaraciones de gastos con la factura respectiva y ahorrar tiempo.
Spendesk también es una herramienta flexible para que las empresas puedan personalizarla de acuerdo con sus enfoques de gestión de gastos. Por ejemplo, asigna tarjetas de débito para gastos específicos a empleados individuales. Además, también puede asignar tarjetas de crédito virtuales para fines de un solo uso.
Además, ofrece notificaciones automáticas para la validación de pagos, integración de herramientas de contabilidad, una descripción general de los gastos en un momento dado y un panel completo de descripción general de los gastos.
cupá
cupá es otra herramienta popular para la gestión de gastos empresariales (BSM) con acceso a la nube. Puede administrar el gasto en varios verticales comerciales, como pagos, cadenas de suministro, compras, tesorería, etc. Hay tres pilas de herramientas para una administración conveniente del gasto.
La primera pila de herramientas son las Aplicaciones. Esta pila cubre todos los módulos esenciales como compras, facturas, gastos, pagos, gestión de contratos, abastecimiento estratégico, análisis de gastos, etc.
La segunda pila es la plataforma BSM que se centra en la privacidad, el perfil, la seguridad de los datos y las integraciones del usuario. Incluye un núcleo conectado, acceso a la nube, integraciones, interfaz gráfica de usuario (GUI), etc.
Y, por último, la tercera pila es la comunidad empresarial de Coupa. Ofrece funciones como una red comercial abierta, la ventaja de Coupa y la IA comunitaria.
Embarque
Embarque ofrece herramientas completas para la gestión de gastos para empresas emergentes a grandes empresas multinacionales. Sus soluciones incluyen gestión de gastos, cuentas por pagar, automatización de compras, sistema de pago optimizado, auditoría, gestión de viajes y paneles de datos.
Emburse ofrece tarjetas virtuales que se pueden emitir directamente a través de su plataforma, utilizando una herramienta llamada Emburse Spend. Las tarjetas virtuales de Emburse se integran a la perfección con el software utilizado por los equipos de contabilidad y AP, incluidos Emburse Chrome River, Emburse Certify o uno de los otros productos ofrecidos. Productos como Emburse Go ayudan a los gestores de viajes a controlar de cerca a sus viajeros y sus gastos.
Lo mejor es el enfoque modular de Emburse para la gestión de gastos comerciales, según el tamaño de la empresa. Emburse Tallie funciona bien para pequeñas y medianas empresas. Emburse Certify funciona bien para las empresas con sede en los EE. UU. Emburse Chrome River funciona bien para grandes empresas con operaciones, independientemente de dónde se encuentre la oficina. Empresas importantes como Microsoft, Nike y Estee Lauder utilizan el software de Emburse”.
Pagos de malla
Pagos de malla es otro software más que puedes usar y dejar de gastar fugas. En primer lugar, su funcionalidad Spend Insights le brinda información valiosa sobre datos justo cuando los necesita. Cada vez que ve un elemento de gasto, su aplicación móvil muestra automáticamente las oportunidades de ahorro en el futuro, la previsión de gastos al ritmo actual, etc.
En segundo lugar, su módulo Spend Controls le brinda alertas de solicitud de pago en tiempo real, le permite limitar el gasto, cancelar suscripciones desde una interfaz central y bloquear pagos de proveedores con un solo clic. Otras características notables son la optimización de gastos, los informes en tiempo real y el flujo de trabajo de pago automatizado.
Rampa
Rampa ha dividido su sistema de gestión de gastos comerciales en 4 megamódulos: Start, Scale, Streamline y Save. El módulo Inicio le brinda acceso a herramientas para administrar varias tarjetas, pagos de facturas (ACH/cheques/tarjetas), seguimiento de gastos en tiempo real y contabilidad de gastos precisa.
El módulo de escala le permite hacer cumplir las políticas comerciales sobre gastos y gastos. Por ejemplo, puede usar políticas de gastos para establecer reglas y controles de gastos para hacer cumplir estas pautas de gastos.
El módulo Streamline le ofrece varios flujos de trabajo (Incorporación, Colaboración y Contabilidad) para automatizar la gestión de gastos e integrarla (más de 1000 integraciones) con otras herramientas comerciales. Por último, el módulo Guardar está ahí para satisfacer sus necesidades de comparación de recibos, categorización de gastos, inteligencia de precios, información sobre ahorros, etc.
brex
brex se trata de acelerar las finanzas de las operaciones comerciales mientras se cumple con las políticas de gastos y gastos de la empresa. Al permitir que el empleado presente gastos precisos y que el equipo de contabilidad audite los gastos sin esfuerzo, Brex desarrolla una cultura de disciplina financiera entre la empresa y su recurso humano.
Brex actualmente ofrece varias soluciones de gestión de gastos de la empresa, como tarjetas de crédito, cuentas comerciales, seguimiento de gastos, integraciones, etc. También trae la función de gestión de gastos para la suscripción de Brex Empower.
Jornada Laboral
Jornada Laboral, la renombrada herramienta de administración de capital humano, también comenzó a ofrecer formas simples y estratégicas de administrar los gastos comerciales. Viene con una interfaz gráfica de usuario intuitiva, simple y liviana para la administración de gastos desde una plataforma centralizada.
Su interfaz de usuario tiene 3 pestañas básicas: Fuente para pagar, Inventario y KPI. El módulo Source to Pay brinda información valiosa sobre los gastos de los proveedores, los gastos administrados frente a los no administrados, el rendimiento del proveedor, el procesamiento de facturas, etc. Además, es una aplicación basada en la nube para que usted y las partes interesadas de su negocio cualquier dispositivo y en cualquier lugar con conexión a internet.
PayEm
PayEm tiene que ver con la automatización avanzada en la vertical de gestión de gastos de su negocio. Reúne suscripciones de proveedores y suscripciones de SaaS para empleados en un solo lugar. Por lo tanto, no necesita comprar un software separado para diferentes cabezas de gastos.
En PayEm, puede crear y emitir tarjetas de crédito virtuales para diferentes proveedores externos y asignar una persona de contacto para la gestión de gastos. También puede aplicar la misma estrategia a las suscripciones de software.
Además, obtiene la máxima autoridad de control de gastos en PayEm. Por lo tanto, puede dejar de gastar de más en suscripciones de software eliminando aplicaciones innecesarias o cuentas de ex empleados de las aplicaciones existentes.
Pago en equipo
Pago en equipoLa aplicación basada en la nube de pone a los equipos financieros en el asiento del conductor para que puedan visualizar todos los gastos de diferentes verticales de su negocio. Las partes interesadas de la empresa también obtienen una vista en tiempo real de los gastos diarios y pueden limitar los gastos rápidamente si es necesario.
También ofrece una interfaz de usuario conversacional para que los empleados puedan obtener asistencia en tiempo real del equipo de finanzas para conocer el proceso de compra u obtener aprobaciones de transacciones. Además, no necesita esperar a la factura del próximo mes para comprender cómo gastan sus empleados. Obtendrá datos en tiempo real sobre el gasto actual.
JAGGAER UNO
JAGGAER UNO también es un nombre popular para las actividades Source-to-Pay que reúne todos los gastos de diferentes verticales en un solo lugar para facilitar la supervisión de los gastos de la empresa. Su aplicación cuidadosamente diseñada le permite administrar los gastos directos e indirectos desde una herramienta simple.
Ofrece análisis e información de datos altamente avanzados mediante la combinación de IA y Automatización Robótica de Procesos (RPA). Por lo tanto, puede obtener datos procesables para reestructurar el proceso de gestión de gastos, como crear un catálogo de compras para todo el negocio.
RealPage
RealPage lo ayuda a ser rentable y productivo cuando administra proveedores, facturas y compras en esta herramienta. No es solo una mera herramienta de seguimiento de gastos.
Recopila datos de gastos y ganancias de todas las carteras comerciales de su empresa y le ofrece información detallada para adquisiciones inteligentes. Además, lo ayuda a automatizar todas las órdenes de compra (PO) y sus procesos de aprobación con alimentación de datos en tiempo real a un tablero central para la supervisión y el análisis de gastos.
Concurrencia de gastos
Concurrencia de gastos es una oferta de gestión de gastos de SAP, el renombrado desarrollador de software ERP de operaciones comerciales. El producto lo ayuda a integrar y automatizar la administración de gastos comerciales al vincular varias transacciones de Source-to-Pay.
La herramienta es beneficiosa tanto para el empleado como para el empleador. Por ejemplo, los empleados de campo pueden enviar sus comprobantes de gastos desde un móvil. El programa inteligente de Concur verificará automáticamente el gasto y le enviará una notificación para que pueda aprobar el gasto más rápido.
Ultimas palabras
Al utilizar un software de gestión de gastos, puede tapar los agujeros que drenan el dinero sin saberlo y amortiguar el margen de beneficio de su empresa. También puede necesitar uno de los mejores rastreadores de gastos si su empresa tiene que reembolsar pagos recurrentes realizados por empleados o proveedores.