Los problemas surgirán en cualquier proyecto sin importar las precauciones que tome y cuán optimizado sea el sistema. Pero tiene un método poderoso, conocido como análisis de causa raíz (RCA), que lo ayuda a identificar problemas sin esfuerzo.
Los gerentes de proyectos expertos y los líderes comerciales utilizan el procedimiento RCA para descubrir problemas que perjudican al negocio. Identificar los problemas también lo ayuda a desarrollar soluciones para evitar los mismos problemas en el futuro.
Si usted es gerente comercial, gerente de proyectos, líder de operaciones o ejecutivo comercial en prácticas, debe conocer el método RCA y las herramientas o plantillas de apoyo.
Continúe leyendo el artículo para descubrir información básica y avanzada sobre RCA. También encontrará algunas plantillas de análisis de causa raíz fáciles de usar que lo ayudarán durante su carrera de gestión de proyectos.
Tabla de contenido
¿Qué es el análisis de causa raíz?
RCA es el procedimiento de encontrar las causas raíz de los problemas y cuellos de botella para desarrollar soluciones adecuadas. El proceso considera verdaderamente efectivo prevenir y resolver sistemáticamente los problemas exactos en lugar de simplemente manejar los síntomas individuales.
Su equipo puede realizar el procedimiento RCA a través de un conjunto de principios, metodologías y técnicas. Debe formular el proceso para que el equipo pueda aprovechar los recursos de RCA para identificar los elementos que causan problemas para cualquier tendencia, proyecto o evento comercial.
Un sistema de análisis de causa raíz lo ayuda a identificar la causa raíz de una falla o estancamiento de un proceso organizado. Por ejemplo, el procesamiento de tickets de atención al cliente, la fabricación de productos, etc., siempre enfrentarán nuevos desafíos. Su arma para combatir problemas tan novedosos es un RCA y su documentación.
Casi todas las industrias o actividades comerciales utilizan esta herramienta para detectar el problema más profundo que subyace a las operaciones o procesos de servicio. No es económicamente viable resolver el mismo problema cada vez. Por lo tanto, debe identificar la causa real y luego eliminarla de una vez por todas utilizando la técnica RCA.
¿Por qué es importante el análisis de causa raíz?
#1. Reducir costos
Si la falta de mantenimiento de la maquinaria de la fábrica está provocando la rotura de las piezas móviles, puede comunicarse con el fabricante para reemplazar esas piezas. Si sucede con frecuencia, aumentará el costo de producción. En su lugar, puede realizar un RCA para identificar la causa principal del mantenimiento del instrumento, lo que ahorrará tiempo y dinero.
#2. Descubriendo fallas y causas principales
Si su negocio se ocupa de productos, servicios, procesos, tecnologías y sistemas, realizar un RCA antes de lanzar el producto lo ayudará a identificar las fallas de diseño subyacentes. Una vez que los solucione y entregue productos o servicios, se ganará la confianza de los clientes.
#3. Desarrolle un solucionador de problemas de procesos simplificado
Los documentos RCA permiten que cualquier persona vinculada al proceso resuelva problemas futuros siguiendo un artículo de ayuda. Por lo tanto, no necesita prescindir de un experto o pagar a terceros cada vez que surge un problema antiguo.
#4. Hacer que los lugares de trabajo sean más seguros
La mayoría de los lugares de trabajo que manejan tareas peligrosas y de misión crítica realizan un RCA para descubrir problemas de seguridad en el lugar de trabajo. Ayuda a la organización a cumplir con los requisitos locales o internacionales de seguridad en el lugar de trabajo.
#5. Lleve los productos al mercado más rápido
Si realiza un RCA diligentemente antes de comenzar el proceso de fabricación, puede resolver las fallas de diseño que generalmente surgen cuando los usuarios finales usan el producto. Por lo tanto, llevará productos de calidad al mercado más rápido que sus competidores.
#7. Reaccionar a un problema inmediatamente
Los RCA ayudan a las empresas a desarrollar procedimientos operativos estándar (SOP) para problemas de seguridad, tiempos de inactividad del software, fallas en los procesos, calamidades naturales, etc. Por lo tanto, su equipo simplemente puede seguir el SOP y reaccionar más rápido ante problemas nuevos y antiguos.
Componentes imprescindibles de una plantilla de análisis de causa raíz
Si está creando una plantilla de RCA o personalizando una existente, tenga en cuenta que debe incluir los siguientes elementos en el documento de RCA:
#1. Descripción del evento
Debe crear un SOP detallado para la descripción del evento en un RCA. Además, debe haber un formato aceptado en toda la empresa en el que el personal o los ejecutivos ingresen los detalles. Los datos de descripción deben contener la fecha, hora, definición del incidente, testigos, víctimas, etc.
#2. Cronología de los Eventos o Tendencias
La sección del cronograma debe incluir una descripción detallada de todos los incidentes antes, durante y después de que ocurriera el accidente o el problema. Ayudará a descubrir las causas subyacentes del evento. Puede incluir datos como hora, fecha, personas involucradas, máquinas dañadas, datos obstaculizados, etc., en la línea de tiempo.
#3. El método y el equipo de investigación
El éxito de todo el proceso de RCA dependerá de su metodología y del equipo que realizará el procedimiento. El método del RCA debe seguir los principios, herramientas y plantillas estándar. Sin embargo, según el proceso de producción o el sistema de prestación de servicios, debe personalizar ciertos parámetros.
Una vez que haya finalizado el procedimiento de RCA, redacte un documento de RCA y envíelo a todos los departamentos para su revisión y retroalimentación. Analice la retroalimentación y los comentarios para redactar la plantilla final de análisis de causa raíz que seguirá el departamento o la empresa.
Ahora, reúna a personas con experiencia en el proceso y explíqueles el procedimiento de RCA. Este será el equipo responsable de seguir diligentemente el método RCA sugerido por la empresa.
#4. Causas fundamentales/hallazgos de la investigación
Una vez que tenga el RCA, debe investigar los problemas al máximo nivel granular posible. Una vez más, debe haber un equipo dedicado a esta tarea. Puede incluir gerentes de operaciones, asociados de procesos, ingenieros, especialistas en datos, etc., según su negocio.
El proceso de investigación también requerirá procedimientos de registro, análisis y presentación de informes de datos aprobados previamente.
#5. Plan de Acción para Corregir el Proceso/Producto
Una vez que los investigadores encuentren soluciones a los problemas de la RCA, debe documentar esas sugerencias. Ahora, redacte otro SOP para capacitar a los empleados afectados sobre cómo abordar este tipo de incidentes en el futuro.
A veces, las empresas necesitarán que los gerentes técnicos, de control de calidad y de fábrica aprueben dichos SOP para que todos se mantengan informados.
Algunas herramientas populares de análisis de causa raíz
#1. Diagrama de Pareto
Esta herramienta RCA también es famosa por la regla 80-20. Puede usarlo para visualizar la frecuencia de los incidentes y sus efectos acumulados. El autor del Diagrama de Pareto, Vilfredo Pareto, dijo que el 20% de los errores potenciales provocaría el 80% de las fallas en un proceso.
Por lo tanto, con la ayuda de este cuadro, puede concentrarse en el 20 % de los elementos potenciales de su producto o servicio que probablemente causen fallas en el producto o fallas en el servicio.
El diagrama de Pareto es esencialmente un gráfico de barras que incluye las causas y la frecuencia de las fallas. Si puede crear el gráfico con precisión, visualizará claramente el sesgo entre las fallas y las causas. A la mayoría de los gerentes de procesos les sorprende que pequeños factores causen la mayoría de las fallas.
#2. 5 porqués
Es el procedimiento más sencillo para realizar una RCA. Solo necesita crear una plantilla de análisis de causa raíz con preguntas basadas en por qué. Por lo general, debe preguntar por qué un incidente 5 veces. Eso debería permitirle profundizar en la causa raíz de cualquier falla de proceso o producto.
Sin embargo, hay RCA basados en 5 porqués que podrían contener más de 5 preguntas. Dado que el proceso requiere capacidades de investigación y cuestionamiento, debe seguir un proceso de toda la empresa para dicha RCA. De lo contrario, es posible que no confíe en los hallazgos de un RCA que utiliza preguntas aleatorias.
El análisis de los 5 por qué incluye principalmente una declaración del problema y luego 5 preguntas sobre el problema en cuestión. Por ejemplo, ¿por qué un agente dejó de procesar los boletos de los clientes? Si la respuesta es Internet, ¿por qué falló Internet? Simplemente, sigue haciendo más preguntas hasta que llegues a la raíz del problema.
#3. Diagrama de espina de pescado
Ishikawa o diagrama de espina de pescado es otro método visual popular de RCA. El diagrama final parece una espina de pescado y de ahí el nombre. El creador de la herramienta es Kaoru Ishikawa, el famoso innovador de gestión de calidad de Japón.
La parte más a la derecha o más a la izquierda del gráfico es la falla o el problema. Luego, dibuja una línea recta e incluye categorías de causas potenciales como procedimientos, medio ambiente, personas, equipos, etc. Ahora, dentro de estas secciones, debe ubicar las razones granulares.
Las empresas utilizan principalmente esta herramienta en su plantilla de análisis de causa raíz para un problema que se desconoce o que nunca ha ocurrido antes. Además, los expertos también utilizan el diagrama de espina de pescado para analizar problemas complejos, descubrir varios aspectos de la causa raíz y descubrir cuellos de botella en el proceso.
#4. Gráfico de dispersión
Es una herramienta de RCA que lo ayuda a crear una plantilla de proceso de RCA para problemas complejos. Cuando hay más causas raíz de las esperadas de la regla 80-20, debe visualizar la relación entre la causa y el efecto.
Los diagramas de dispersión son una herramienta muy utilizada para encontrar correlaciones entre variables cuantificables. Aquí, necesitas hacer un gráfico de dispersión de las variables de causa y efecto. Debes poner los efectos en el eje X y las causas en el eje Y.
Si el gráfico de dispersión resultante muestra una curva o una línea recta, entonces los componentes están correlacionados. Si no hay correlación, siga cambiando los valores de las variables del eje X.
#5. FMEA
El análisis de modos y efectos de falla, o FMEA, es una herramienta muy popular para RCA entre los desarrolladores y diseñadores de productos. Ayuda al equipo de desarrollo a descubrir problemas potenciales antes de fabricar el producto a granel. Por lo general, el equipo usa uno o dos productos prototipo para identificar fallas de diseño y otros problemas.
Luego, comienza el análisis del modo de falla en el prototipo para identificar todas las fallas posibles. Ahora, simplemente describa los problemas en otra tabla, busque las causas principales o realice un análisis de efectos.
Hasta ahora, ha aprendido los conceptos básicos del análisis de causa raíz y sus herramientas. Encuentre a continuación algunas plantillas útiles para las herramientas de análisis de causa raíz (RCAT) anteriores de los siguientes recursos gratuitos:
Hoja inteligente
Puede que ya lo sepas Hoja inteligente como una de las herramientas comerciales líderes para el espacio de trabajo digital, la colaboración remota y la automatización del flujo de trabajo. Te sorprenderá saber que también puedes usar su biblioteca de plantillas para crear documentos RCA que realmente funcionen.
La biblioteca de Smarsheet es rica en varios tipos de ejemplos de análisis de causa raíz que encajan fácilmente en muchos proyectos comerciales o lugares de trabajo. Por ejemplo, le da fácil acceso a lo siguiente:
- Plantilla RCA sencilla
- Método Six Sigma DMAIC para RCA
- Plantilla RCA basada en la herramienta 5 Whys
- Mapeo de causas de atención médica
- RCA para una empresa química
Las plantillas anteriores también están disponibles en varios formatos, como archivos de Microsoft Word, plantillas de Microsoft Excel y archivos Adobe PDF. Puede descargar fácilmente estos formatos sin pasar por el aro.
Gurú
los Gurú La plantilla para el procedimiento RCA es otra fuente confiable para redactar documentación RCA para empresas. Le presenta varios ejemplos y herramientas gratuitos del método RCA, como:
- Un documento RCA basado en el diagrama de Pareto que lo ayuda a identificar problemas como la falta de capacitación, muy poco personal en el centro de servicio y una preparación deficiente que hace que las empresas tengan dificultades.
- La técnica de los 5 porqués para identificar por qué la tasa de rotación de su empresa es superior a la media del mercado oa la competencia.
- Un diagrama de espina de pescado como herramienta RCA para identificar las causas fundamentales que son nuevas o desconocidas.
- Seis Sigma y DMAIC para RCA
- FMEA para detectar problemas que surgen durante cualquier ciclo de vida de desarrollo de productos.
PlantillaLab
PlantillaLab es otro recurso de referencia para varias plantillas sobre arte, bienes raíces, negocios, legal, finanzas, etc. Por lo tanto, también puede confiar en este recurso para obtener contenido RCA de alta calidad, como formularios, ejemplos y plantillas.
Se puede acceder fácilmente al contenido disponible en esta plataforma mediante descargas con un solo clic. Encontrará documentos RCA en varios formatos como Adobe PDF, Microsoft Excel y Microsoft Word.
El repositorio de documentos de RCA es rico en ejemplos del mundo real, como informes de investigación de RCA, formularios de recopilación de datos de RCA vacíos, documentos de RCA para principiantes, RCA a través de diagramas de espina de pescado y RCA para un grupo de desarrollo empresarial.
Le resultará más fácil editar las plantillas cuando descargue archivos de Word o Excel. Si obtiene archivos PDF, debe usar un editor de PDF para personalizar los documentos de ejemplo.
Ultimas palabras
En este artículo, lo hemos llevado a través de una discusión en profundidad sobre el análisis de causa raíz. El artículo también describe algunas de las herramientas y plantillas de análisis de causa raíz vitales que puede usar en escenarios del mundo real.
Debe tener más confianza y habilidad para resolver problemas en el lugar de trabajo o en el proyecto a través del análisis de causa raíz.
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